Relevant du Directeur des opérations banquets et congrès, l’Assistant.e-directeur.trice des opérations banquets joue un rôle clé dans le leadership quotidien du département et dans l’excellence de l’exécution opérationnelle
Véritable bras droit du Directeur, cette personne assure une présence active et visible sur le terrain, accompagne les gérants dans l’exercice de leur leadership et veille à l’application constante des standards de service, des procédures opérationnelles et de la convention collective.
Elle contribue activement au développement d’une équipe de gestion forte, responsable et mobilisée, tout en assurant la continuité des opérations et en agissant comme personne-ressource du département en l’absence du Directeur.
Leadership opérationnel et présence terrain
- Assurer une présence active et visible sur le plancher afin de soutenir les opérations, les gérants et les équipes lors des événements.
- Superviser l’exécution quotidienne des opérations banquets et s’assurer que les standards de service, les procédures et les attentes opérationnelles sont appliqués de façon constante.
- Anticiper les enjeux opérationnels et intervenir rapidement afin d’assurer la fluidité des opérations et une expérience client exceptionnelle.
- Effectuer des tournées régulières des espaces banquets afin de valider la qualité des mises en place, la propreté, l’entretien des lieux, la sécurité et le respect des standards.
- Agir comme leader opérationnel lors des événements d’envergure ou présentant un niveau élevé de complexité.
Leadership et développement de l’équipe de gestion
- Encadrer, mobiliser et développer les gérants banquets afin de renforcer leur autonomie, leur leadership et leur imputabilité.
- Établir des attentes claires auprès des gérants quant à leur présence terrain, leur supervision des équipes et leur responsabilité dans l’application des standards.
- Observer les pratiques de gestion sur le terrain, fournir une rétroaction régulière et intervenir lorsque les attentes ne sont pas rencontrées.
- Soutenir les gérants dans la gestion des situations avec les collègues, notamment en matière de performance, de comportement, d’assiduité et d’application des politiques et de la convention collective.
- Favoriser une approche de gestion cohérente, équitable et respectueuse au sein de l’ensemble de l’équipe de gestion.
- Identifier les besoins de développement et contribuer à la formation ainsi qu’au développement des compétences des gérants et des collègues.
- Participer à la gestion de la performance, à la reconnaissance et au développement des talents au sein du département.
Gestion des opérations
- Revoir quotidiennement les fonctions à venir afin d’assurer une planification adéquate des ressources, des espaces, des équipements et des besoins particuliers.
- S’assurer que les responsabilités sont clairement réparties entre les gérants et effectuer les suivis nécessaires quant à leur exécution.
- Veiller à l’application des procédures opérationnelles, des standards Fairmont ainsi que des exigences de santé et sécurité.
- Participer aux réunions opérationnelles, précongrès et postcongrès lorsque requis.
- Collaborer étroitement avec les équipes Ventes, Cuisine, Stewarding, Sécurité, Technique et les autres départements afin d’assurer une exécution fluide des événements.
- Assurer une communication efficace de l’information opérationnelle entre les différents quarts de travail et membres de l’équipe de gestion.
Expérience client
- Maintenir une présence auprès des organisateurs et des clients lors des événements importants.
- S’assurer que les besoins et attentes des clients sont compris par les équipes et exécutés conformément aux engagements pris.
- Intervenir rapidement lors d’un enjeu de service et soutenir les gérants dans la résolution des situations complexes.
- Analyser les commentaires clients et identifier les occasions d’amélioration des opérations et du service.
Gestion de la performance et amélioration continue
- Participer au suivi des indicateurs de performance du département, notamment la satisfaction client, l’engagement des collègues, la productivité, les coûts de main-d’œuvre et la santé et sécurité.
- Contribuer à l’optimisation de la planification de la main-d’œuvre en fonction du volume d’affaires et des objectifs financiers.
- Identifier les écarts opérationnels et proposer des solutions permettant d’améliorer l’efficacité, la qualité du service et la performance de l’équipe.
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des plans d’action du département.
- Veiller à ce que les suivis administratifs sous la responsabilité de l’équipe de gestion soient réalisés avec rigueur et dans les délais prescrits.
Continuité du leadership
- Agir comme personne responsable du département en l’absence du Directeur des opérations banquets et congrès.
- Soutenir le Directeur dans la mise en œuvre des priorités et stratégies du département.
- Participer aux décisions opérationnelles et de gestion et assurer les suivis nécessaires auprès des gérants.
- Développer une compréhension approfondie des dimensions opérationnelles, humaines et financières du département afin d’assurer une continuité efficace du leadership.
- Minimum de cinq (5) années d’expérience dans les opérations banquets, la restauration ou l’événementiel au sein d’un établissement d’envergure.
- Expérience démontrée en gestion et en développement d’équipes; une expérience dans un environnement syndiqué constitue un atout important.
- Expérience en hôtellerie de luxe fortement souhaitée.
- Diplôme en gestion hôtelière, restauration ou domaine connexe, un atout.
- Leadership mobilisateur jumelé à une capacité à établir des attentes claires et à assurer les suivis nécessaires.
- Capacité démontrée à coacher des gestionnaires et à intervenir avec discernement dans des situations de gestion complexes.
- Forte orientation opérationnelle et aisance à exercer un leadership visible sur le terrain.
- Excellent jugement, courage managérial et capacité à prendre des décisions rapidement dans un environnement exigeant.
- Excellentes aptitudes de communication et capacité à développer des relations de collaboration avec différents intervenants.
- Capacité à travailler sous pression, à gérer plusieurs priorités simultanément et à maintenir un haut niveau d’organisation et de rigueur.
- Bonne compréhension des indicateurs financiers et opérationnels liés aux activités de restauration et de banquets.
- Excellentes aptitudes à communiquer à l’oral et à l’écrit en français et en anglais afin d’interagir régulièrement avec une clientèle internationale.
- Disponibilité pour travailler selon un horaire flexible incluant les soirs, les fins de semaine et les jours fériés, selon les besoins opérationnels.
Notre Engagement Diversité & Inclusion :
Nous sommes une entreprise inclusive et notre ambition est d’attirer, de recruter, et de promouvoir la diversité des talents.
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