- copy

Le/La assistant-e administratif-ve comptable et budgétaire sera le point focal en charge de la comptabilité et du budget de l’agence, de la gestion des bureaux et de l’immobilier, des ressources humaines et sera l’assistant(e) de direction de la Directrice Pays.
Il/elle travaillera sous la supervision de la Directrice pays de l’AFD et du Directeur pays adjoint. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la direction régionale basée à Nairobi.
Le poste est basé à l’agence de l’AFD à Dar Es Salaam. La majeure partie des missions se déroulera à Dar Es Salaam, mais certaines activités (notamment de formation) pourront exceptionnellement nécessiter des déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur du pays.

Activités principales :

• Comptabilité et budget
  Trésorerie
  Gestion des relations avec la banque
  Suivi et classement des relevés M-Pesa et des comptes bancaires
  Préparation des paiements des fournisseurs et des administrations par virements et chèques
  Suivi des factures et des pièces comptables, envoi à la direction régionale
  Tenue d’un tableau Excel pour le suivi des principales dépenses

Budget : Préparation, suivi et reporting du budget de l’agence en lien avec la direction régionale
Inventaires physiques et suivi des achats d’actifs

• Gestion du bureau, gestion immobilière, administration
  Gestion de tous les contrats liés aux résidences de l’AFD, aux bureaux, véhicules, assurances, sécurité, fournitures de bureau, etc.
  Responsable de la supervision et de l’entretien des bureaux et des résidences de l’AFD, en accordant une attention particulière à la sécurité, au bon entretien et aux relations avec les différents fournisseurs, entreprises et propriétaires pour les travaux/entretiens à effectuer
  Préparation et suivi de toutes les démarches administratives et renouvellements des documents légaux (visas, permis de travail, certificats d’exonération), achat d’équipements détaxés concernant le personnel expatrié de l’AFD et leurs familles
  Rédaction des notes de service pour assurer la bonne organisation du bureau
  Gestion des archives
• Ressources humaines (RH)
  Préparation des fiches de paie, déclarations sociales et fiscales
  Suivi des congés, arrêts maladie et absences
  Vérification et paiement des per diem de mission pour l’équipe
  Appui aux recrutements et renouvellements de contrats
• Assistant(e) de la Directrice Pays de l’AFD
  Planification et gestion du calendrier
  Rédaction de correspondances et tâches de secrétariat pour la Directrice
  Soutien à l’organisation des missions et réunions de la Directrice
  Le poste est à pourvoir dès que possible en octobre. Le contrat proposé est un contrat local à durée déterminée de 3 ans.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ENGLISH VERSION 

FINANCIAL ADMINISTRATOR AND EXECUTIVE ASSISTANT
Main activities:
Accountancy and Budget
Treasury
In charge of relationships with the bank
Follow up and filling of MPESA and bank accounts
Payments of suppliers and administrations by transfers and cheques

Accountancy
Following up bills and accounting documents and send them to the regional office
Maintain excel sheet to follow up main expenditures
Management of accounting archives
Budget
Preparation, follow up and reporting on budget of the agency in relation with regional office
Inventories
Physical inventories and follow up purchases of AFD assets

Office management, real estate management, administration
Management of all contracts of the office relating to AFD residences, office, vehicles, insurances, security, office supplies, etc.
Supervision of the Office assistant for maintenance of AFD office and residences with a particular attention to security, good maintenance, and relationships with the various suppliers/enterprises, and landlords for works/maintenance to be done
Prepares and follow up all the processing and renewals of legal documentation (visa, work permits and exemption certificates), purchase of tax-free assets concerning the AFD expatriate staff and their families
Preparation of note de services for the good organization of the office

HR
Preparation of payrolls, social and fiscal deductions declarations
Follow up on leaves, sickness and absenteeism
Review and payment of mission per diem for the team
Support for recruitments and renewal of contracts

Assistant to the AFD Country Director
Scheduling and management of planning
Preparation of correspondence and carryout secretarial duties for the AFD Director
Supports the country Director in organizing various missions and meetings
This is not an exhaustive list and the employee will be expected to undertake other duties as may reasonably be required.