Office Administrator & HR Specialist (Tokyo)

About Appier 

Appier is a software-as-a-service (SaaS) company that uses artificial intelligence (AI) to power business decision-making. Founded in 2012 with a vision of democratizing AI, Appier’s mission is turning AI into ROI by making software intelligent. Appier now has 17 offices across APAC, Europe and U.S., and is listed on the Tokyo Stock Exchange.

About the role

Appier is looking for a proactive and detail-oriented Office Administrator & HR Specialist to support our Tokyo office and ensure smooth day-to-day office and HR operations.
In this role, you will oversee office administration, including facilities management, vendor coordination, office supplies, and employee events, while supporting key HR processes such as onboarding, offboarding, attendance management, social insurance, and employee lifecycle administration.
Working closely with local employees, external vendors, and our global HR team, you will play an important role in creating an efficient, welcoming, and well-organized workplace. We are looking for someone who takes initiative, enjoys supporting others, and can independently identify opportunities to improve our office environment and operational processes.
This is a Japan-based position requiring advanced business-level Japanese and the ability to communicate effectively with both local and global stakeholders.

Appierでは、東京オフィスの総務・人事業務を担うOffice Administrator & HR Specialistを募集しております。

本ポジションでは、ファシリティマネジメント、取引先・ベンダーとの折衝、備品・消耗品の管理、社内イベントの企画・運営をはじめとする総務業務全般をご担当いただきます。また、入退社手続き、勤怠管理、社会保険関連手続きなど、従業員のライフサイクル全般にわたる人事労務業務を担っていただきます。

社内の従業員、外部取引先、グローバル人事チームと緊密に連携しながら、業務効率の向上と快適な職場環境の整備を推進していただくことが期待されます。主体性を持って業務に取り組み、組織を支えることにやりがいを感じられる方、ならびにオフィス環境や業務プロセスにおける課題を自ら発見し、改善に向けて自律的に行動できる方を求めております。

なお、本ポジションは日本での勤務となり、ビジネス上級レベルの日本語力に加え、国内外のステークホルダーと円滑にコミュニケーションを図れる能力が求められます。

Responsibilities

 [Administration]

• Maintain the office environment to ensure smooth daily operations.
• Order and replenish office supplies and inventory.
• Provide logistics and operational support for internal events.
• Manage vendor relationships and service maintenance.
• Handle administrative expenses, invoicing, and contract management.
• Perform other administrative and operational duties as assigned.

[HR Support]

• Payroll: Work in partnership with external payroll vendors to manage and coordinate monthly payroll, social insurance, resident tax, year-end tax adjustment, and other statutory HR processes
• HR Operations: Own day-to-day HR operations, including onboarding, offboarding, employee changes, leave of absence, benefits administration, employment documentation, and responding to employee HR inquiries
• Time & Attendance: Manage and maintain time & attendance and other HR systems. Ensure employee data accuracy, and coordinate necessary updates with payroll / regional HR teams
• HR Process Improvements: Work closely with Japan HRBP to maintain HR procedures and documentation

[総務]

• 円滑な日常業務のためのオフィス環境の維持管理
• 事務用品・備品の発注および補充
• 社内イベントのロジスティクス・運営サポート
• ベンダー管理およびサービス保守対応
• 管理費、請求書処理、契約管理
• その他、指示された総務・運営業務

[人事サポート]

• 給与:外部給与ベンダーと連携し、毎月の給与計算、社会保険、住民税、年末調整、その他法定人事手続きの管理・調整を行う
• 人事オペレーション:オンボーディング、オフボーディング、従業員情報変更、休職、福利厚生管理、雇用関連書類、従業員からの人事に関する問い合わせ対応など、日々の人事業務全般を担当
• 勤怠管理:勤怠管理システムおよびその他人事システムの管理・保守を行い、従業員データの正確性を確保し、給与担当・リージョナル人事チームと必要な更新を調整する
• 人事プロセス改善:日本のHRBPと密に連携し、人事手続きおよび関連文書の整備を行う

About you

[Minimum qualifications]

• 3-5 years of relevant experience in administration or human resources
• Fluent in Japanese and English; Mandarin is a plus
• Proficient in Google Workspace collaboration tools (Docs, Sheets, Calendar)
• Experience utilizing AI tools (e.g., Gemini, Claude)
• 総務または人事関連業務の実務経験3-5年
• 日本語・英語ともに堪能な方(中国語ができる方は尚可)
• Google Workspaceのコラボレーションツール(ドキュメント、スプレッドシート、カレンダー)に習熟していること
• AIツール(Gemini、Claudeなど)の活用経験があること

Working condition

Employment Type: Full-time (permanent)
Work Location: Tokyo, onsite work
Working Hours: Flextime system
Core hours: 10:30–15:30
Paid Leave: 12 days in the first year
2 days are granted upon joining, and statutory paid leave is granted after 6 months of employment.

# LI-EP1