Propósito del puesto:
Brindar apoyo administrativo, ejecutivo y operacional a la Principal Oficial Ejecutiva y al equipo de directores de los Centros Sor Isolina Ferré, asegurando la organización, coordinación, seguimiento y ejecución eficiente de las tareas administrativas y actividades institucionales.
La persona que ocupe esta posición deberá ser altamente organizada, diligente, discreta, proactiva y orientada al detalle, con capacidad para manejar múltiples prioridades simultáneamente y trabajar con información confidencial.
Responsabilidades principales:
- Manejar y mantener actualizada la agenda de la Principal Ejecutiva y apoyar la coordinación de las agendas del equipo de directores.
- Coordinar reuniones, citas, actividades y compromisos institucionales.
- Preparar agendas, materiales, presentaciones, documentos y otros recursos necesarios para reuniones.
- Dar seguimiento a acuerdos, tareas y compromisos establecidos en reuniones, asegurando que se completen dentro de los tiempos establecidos.
- Coordinar y dar seguimiento a reuniones con empleados, suplidores, aliados, visitantes y otras partes interesadas.
- Reagendar reuniones y actividades según las necesidades de la organización.
- Apoyar en la coordinación y logística de eventos, actividades y reuniones institucionales.
- Realizar procesos de compras, incluyendo cotizaciones, órdenes, seguimiento a suplidores, coordinación de entregas y documentación relacionada.
- Mantener comunicación y seguimiento con suplidores y proveedores de servicios.
- Preparar memos, cartas, comunicaciones internas, informes y otros documentos administrativos.
- Crear y mantener hojas de trabajo y controles en Excel.
- Preparar y actualizar presentaciones en PowerPoint.
- Organizar documentos físicos y digitales, asegurando que la información esté accesible y correctamente archivada.
- Mantener controles administrativos, calendarios, listas de seguimiento y otros sistemas de organización.
- Apoyar al equipo de directores en necesidades administrativas y operacionales.
- Manejar información sensible y confidencial con absoluta discreción.
- Anticipar necesidades administrativas y tomar iniciativa para resolver situaciones antes de que se conviertan en problemas.
- Realizar otras tareas administrativas y proyectos especiales según sean asignados.
Buscamos una persona que:
- Sea extremadamente organizada y orientada al detalle.
- Tenga excelente capacidad de seguimiento (follow-up) y sentido de urgencia.
- Pueda manejar múltiples tareas y prioridades sin perder el control de los detalles.
- Sea proactiva y tenga la capacidad de anticiparse a las necesidades del equipo ejecutivo.
- Tenga excelente comunicación oral y escrita.
- Sea diligente, responsable y confiable.
- Demuestre madurez profesional y buen juicio.
- Mantenga estricta confidencialidad sobre información institucional y ejecutiva.
- Tenga capacidad para trabajar de manera independiente y, a la vez, colaborar con diferentes niveles de la organización.
- Sea flexible y tenga disposición para asumir tareas diversas.
- Tenga una actitud de servicio y orientación a resultados.
- Grado Asociado o Bachillerato en Administración de Empresas, Secretarial, Gerencia, Recursos Humanos o área relacionada, preferiblemente.
- 3 años o más de experiencia en posiciones administrativas, ejecutivas o de coordinación.
- Dominio de Microsoft Office, particularmente:
- Microsoft Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- Gmail meet, preferiblemente
- Excelente capacidad de redacción y organización documental.
- Experiencia coordinando agendas, reuniones y actividades.
- Experiencia realizando compras, trabajando con suplidores y dando seguimiento a órdenes o servicios, preferiblemente.
- Capacidad para manejar información confidencial.
- Dominio del español y excelentes destrezas de comunicación; inglés, preferiblemente.
