Clinical Research Coordinator | Temporary Full Time (0.8 FTE) | CHEO Research Institute

Compensation Pay Range:

$0.00-$0.00

Summary:

Please send your resume with a cover letter to Aritshana Kathiresu at [email protected] with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.

JOB DESCRIPTION

Posting # RI-26-045

Posting Period – September 23 to October 8, 2026

POSITION: Clinical Research Coordinator

Department of Pediatrics, Division of Neurology

New Position

TERM: Full-time (0.8 FTE, 30 hours weekly), 1 year term, with possibility of renewal

SALARY: $30.00- $35.00 per hour, Will be commensurate with skills and experience

REPORTS TO: Dr. Katherine Muir

The Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated research institute of the University of Ottawa.

We respectfully acknowledge that CHEO RI is located on the unceded, traditional territory of the Algonquin Anishinabek People, who have lived on and cared for this land since time immemorial. We honour their enduring presence and the ways their culture and stewardship have shaped and continue to nurture this land. CHEO RI also recognizes and values the historic and ongoing contributions of all First Nations, Inuit, and Métis peoples.

CHEO is a deeply trusted institution and workplace, widely regarded as a cornerstone of our community. CHEO RI advances this legacy by generating new knowledge and evidence to support CHEO in delivering world‑class care to children and youth. Our mission is to connect exceptional talent and innovative technologies to pursue life‑changing research for every child, youth, and family in our community and beyond.

CHEO RI has an immediate requirement for a Clinical Research Coordinator.

The Epilepsy Research Unit team consists of pediatric neurologists who have additional expertise in epilepsy and neurophysiology. The research unit’s agenda is designed to address key areas of pediatric epilepsy through three main pillars: a focus on innovative treatments, advanced diagnosis, and better understanding and managing the comorbidities and psychosocial impacts of epilepsy. Ultimately, our research unit’s goal is to foster innovative, high-impact research that not only advances our scientific understanding of pediatric epilepsy but also leads to better treatments, improved patient outcomes, and enhanced quality of life for children, youth, and their families.

The Research Coordinator will oversee diverse clinical research projects in line with the goals of the Epilepsy Research Unit. The individual will be responsible for coordinating regulated clinical trials of cutting-edge therapies (project scheduling, REB submissions and renewals, database management, data entry, patient visit scheduling, invoicing). The successful candidate will also lead multiple studies, including data collection and management, proposal development and submission, budget monitoring, systematic review screening and extraction, and supervision of medical students.

MAIN RESPONSIBILITIES

Under the general supervision of the The Epilepsy Research Unit (lead Dr. Katherine Muir), the Research Coordinator will:

• Liaise with research team staff, clinicians, patients, families and clinical collaborators
• Ensure efficient day-to-day operation of research data collection protocols and data analysis activities
• Prepare submissions to the REB including consent/assent form and research protocols development
• Be responsible for patient recruitment, including screening and obtaining informed consent/assent
• Be responsible for administering standardized clinical assessments
• Be responsible for the collection and scoring of research information in REDCap
• Track patient progress and coordinate follow-ups
• Ensure data entry of all measures and surveys are done in a timely manner, as well as quality control
• Monitor budget and invoice for study-related expenses
• Negotiate study budgets and prepare contract submissions
• Assist with grants, report writing, preparing presentations, posters and publications
• Notify affiliated physicians of any clinical therapy or study protocol concerns
• Organize and facilitate meetings associated with research activities
• Perform other duties as assigned or directed to meet the goals and objectives of the research team
• Execution of clinical research studies and programs
• Collect, process, and assist in the compilation and verification of research data, samples, and/or specimens (following strict protocol and detailed instructions)
• Enter data forms and documents into databases and other systems (eCRF)
• Assist with routine data verification and quality control, ensuring data integrity and consistency with study protocol
• Provide overall administrative assistance to the research team
• Act as key communicator between study personnel, subjects, stakeholders, and CROs
• Invoicing for study-related expenses

QUALIFICATIONS, SKILL AND ABILITIES

• Degree in health-related field, master’s degree or equivalent work experience (Essential)
• Minimum 2 years experience in clinical research (Essential)
• GCP, ICH, Health Canada Division 5 certifications (Essential)
• Understanding of research design, guidelines and standards governing clinical research (Essential)
• Understanding of the Personal Health Information Protection Act (Essential)
• Excellent computer skills, including advanced knowledge of research related software (Excel, PowerPoint, Outlook, literature search engines, Reference Manager or equivalent) (Essential)
• Knowledge and practice of statistical software, including SPSS and REDCap (Essential)
• Experience in report writing, publication and communication briefs (Essential)
• Outstanding organizational, accountability and time management skills (Essential)
• Ability to work independently with minimal supervision and think critically (Essential)
• Ability to work effectively in a multidisciplinary team environment (Essential)
• Excellent written and verbal communication skills (Essential)
• Excellent inter-personnel skills (Essential)
• Minimum 2 years of research experience working on regulated clinical trials (Preferred)
• Bilingualism (English/French) (Preferred)

WORKING CONDITIONS

• Clinic setting work within hospital; exposure to children and parents and/or caregivers.
• Able to be flexible with working hours to meet deadlines
• Able to work in a dynamic often hectic environment and be able to multi-task
• Able to work under tight deadlines
• Able to share information in an effective and collaborative manner
• Able to be creative, challenge and demonstrate initiative to generate improvements

OTHER REQUIREMENTS

• Eligible to work in Canada;
• Compliance with CHEO RI’s occupational health, immunization, and health‑surveillance requirements, as applicable to the role and work environment.
• Completion of a Police Record Check, in accordance with institutional and regulatory requirements.

TO APPLY

Please send a complete CV and cover letter to Aritshana Kathiresu, by email to: [email protected].

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at [email protected].

The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity, and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.

Worksite, unless otherwise indicated, will be 401 Smyth Rd, Ottawa, ON, K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.

CHEO Research Institute Inc. – Human Resources Department

[email protected]

401 Smyth Road

Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA

DESCRIPTION DE POSTE

Numéro d’affichage - #RI-26-045

Période d’affichage – du 23 septembre au 8 octobre, 2026

POSTE: Coordonnatrice ou coordonnateur de la recherche clinique

L’équipe de l’unité de recherche sul l’épilepsie

Nouveau position

DURÉE: Temps plein, (0,8 ETP, 30 heures par semaine), contrat d’un (1) an avec possibilité de renouvellement

SALAIRE: 30,00$ – 35,00$/heure, sera proportionnel au compétences et l’expérience

RELÈVE DE: Dre. Katherine Muir

L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario Inc. (« IR du CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut de recherche affilié de l’Université d’Ottawa.

Nous reconnaissons, en tout respect, que l’IR du CHEO est situé sur le territoire traditionnel non cédé du peuple anichinabé algonquin, qui y vit et en prend soin depuis des temps immémoriaux. Nous rendons hommage à leur présence durable et aux façons dont leur culture et leur intendance ont façonné ce territoire et continuent de l’enrichir. De plus, l’IR du CHEO reconnaît les contributions historiques et actuelles des Premières Nations, des Inuits et des Métis, et y accorde une grande importance.

Le CHEO est un établissement et un milieu de travail digne de confiance et largement reconnu comme pilier de notre collectivité. L’IR du CHEO fait fructifier cet héritage en générant de nouvelles connaissances et données probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial aux enfants et aux jeunes. Notre mission est de réunir des talents exceptionnels et des technologies novatrices pour poursuivre des recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre collectivité et ailleurs.

L’Institut de recherche du CHEO a immédiatement besoin d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de la recherche clinique.

L’équipe de l’unité de recherche sur l’épilepsie se compose de neurologues pédiatriques qui possèdent une expertise supplémentaire en épilepsie et en neurophysiologie. Le programme de l’unité de recherche est conçu pour aborder des domaines cruciaux de l’épilepsie pédiatrique à travers trois piliers principaux : un accent sur les traitements innovants, un diagnostic avancé et une meilleure compréhension et prise en charge des comorbidités et des effets psychosociaux de l’épilepsie. En fin de compte, l’objectif de notre unité de recherche consiste à favoriser la recherche novatrice et à facteur d’impact élevé qui non seulement fait progresser notre compréhension scientifique de l’épilepsie pédiatrique, mais mène également à de meilleurs traitements, à de meilleurs résultats pour les patientes et patients ainsi qu’à une meilleure qualité de vie pour les enfants, les jeunes et leurs familles.

La coordonnatrice ou le coordonnateur de la recherche supervisera divers projets de recherche clinique conformes aux objectifs de l’unité de recherche sur l’épilepsie. La personne sera chargée de coordonner les essais cliniques réglementés de thérapies de pointe (établissement de calendriers de projets, présentations et renouvellements à l’intention du Comité d’éthique de la recherche, gestion de bases de données, saisie des données, établissement de calendriers de visites des patientes et patients, facturation). La candidate retenue ou le candidat retenu dirigera également de multiples études, notamment en recueillant et gérant des données, en élaborant et en présentant de propositions, en faisant un suivi budgétaire, en faisant la sélection et l’extraction systématiques de critiques et en supervisant des étudiantes et étudiants en médecine.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Sous la supervision générale de l’unité de recherche sur l’épilepsie (Dre Katherine Muir, responsable), la personne à ce poste doit :

• Assurer la liaison avec le personnel de l’équipe de recherche, le personnel clinique, les patientes et patients, les familles et les collaboratrices et collaborateurs cliniques.

• Assurer l’efficacité du fonctionnement quotidien des protocoles de collecte de données de recherche et des activités d’analyse des données.

• Préparer les présentations au CER, notamment les formulaires de consentement et d’assentiment, et élaborer des protocoles de recherche.

• Assumer la responsabilité du recrutement des patientes et patients, notamment du dépistage et de l’obtention du consentement éclairé ou de l’assentiment.

• Assumer la responsabilité de l’administration des évaluations cliniques normalisées.

• Assumer la responsabilité de la collecte et de la notation dans REDCap de l’information obtenue lors de la recherche.

• Faire le suivi des progrès des patientes et patients et coordonner ces suivis.
• Dans les délais impartis, veiller à la saisie des données de toutes les mesures et de tous les sondages, et assurer le contrôle de la qualité.
• Surveiller le budget et la facturation des dépenses liées aux études.
• Négocier les budgets des études et préparer les présentations de contrats.

• Participer à la rédaction de rapports et de demandes de subvention ainsi qu’à la préparation de présentations, d’affiches et de publications.

• Aviser les médecins affiliées et affiliés de tout problème lié à la thérapie clinique ou au protocole d’étude.

• Organiser et animer des réunions liées aux activités de recherche.

• Accomplir d’autres tâches qui lui sont assignées afin d’atteindre les buts et les objectifs de l’équipe de recherche.

• Assurer l’exécution d’études et de programmes de recherche clinique.

• Recueillir, traiter et aider à la compilation et à la vérification des données de recherche, des échantillons ou des spécimens (en suivant un protocole strict et des instructions détaillées).

• Entrer les formulaires et les documents de données dans les bases de données et les autres systèmes (eCRF).

• Contribuer à la vérification régulière des données et au contrôle de la qualité, en assurant l’intégrité des données et la cohérence avec le protocole d’étude.

• Fournir une assistance administrative globale à l’équipe de recherche.

• Agir comme principale ou principal responsable de la communication entre le personnel de l’étude, les participantes et participants, les parties prenantes et les organismes de recherche clinique.

• Facturer les dépenses liées aux études.

QUALIFICATIONS, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

• Diplôme dans un domaine lié à la santé, maîtrise ou expérience de travail équivalente (essentiel)
• Au moins 2 ans d’expérience en recherche clinique (essentiel)
• Certifications des Bonnes pratiques cliniques de la Conférence internationale sur l’harmonisation et de la division 5 de Santé Canada (essentiel)
• Compréhension de la conception, des lignes directrices et des normes régissant la recherche clinique (essentiel)
• Compréhension de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (essentiel)
• Excellentes compétences en informatique, notamment une connaissance approfondie des logiciels liés à la recherche (Excel, PowerPoint, Outlook, REDCap, moteurs de recherche documentaire, Reference Manager ou équivalent) (essentiel)
• Connaissance et pratique des logiciels statistiques, notamment SPSS et REDCap (essentiel)
• Expérience de la rédaction de rapports, de publications et de notes de communication (essentiel)
• Excellentes compétences en matière d’organisation, d’imputabilité et de gestion du temps (essentiel)
• Capacité de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision et de penser de façon critique (essentiel)
• Capacité de travailler efficacement au sein d’une équipe multidisciplinaire (essentiel)
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite (essentiel)
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles (essentiel)
• Au moins 2 ans d’expérience des essais cliniques réglementés (un atout)
• Bilinguisme (anglais et français) (un atout)

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Travail en milieu clinique à l’hôpital; exposition aux enfants, aux parents et aux aidantes et aidants.
• Capacité à faire preuve de souplesse en ce qui concerne les heures de travail afin de respecter les échéances.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et souvent mouvementé, et à mener plusieurs tâches de front.
• Capacité à travailler dans des délais serrés.
• Capacité à transmettre de l’information de manière efficace et collaborative.
• Capacité à faire preuve de créativité et d’initiative ainsi qu’à relever des défis pour générer des améliorations.

AUTRES EXIGENCES

• Autorisation de travailler au Canada.

• Conformité aux exigences de CHEO RI en matière de santé au travail, de vaccination et de surveillance de la santé, telles qu'elles s'appliquent au rôle et à l'environnement de travail.

• Réalisation d'un contrôle des antécédents judiciaires, conformément aux exigences institutionnelles et réglementaires.

POUR POSTULER

Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de présentation à Aritshana Kathiresu par courriel à l’adresse suivante: [email protected].

L’Institut de recherche de CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous engageons à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche, et nous sommes heureux de recevoir les demandes de tous les candidats qualifiés. Les candidats qui auront besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi sont priés d’envoyer un courriel aux Ressources humaines, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario à l’adresse suivante : [email protected].

L’Institut de recherche de CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, y compris la recherche, l’éducation et l’avancement de carrière, les partenariats avec les patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l’importance aux parcours de carrière et aux perspectives diversifiées et non traditionnelles et nous valorisons les compétences telles que la résilience, la collaboration et l’établissement de relations. Nous invitons les membres des minorités racialisées, les peuples autochtones, les personnes handicapées, les personnes ayant des orientations sexuelles minoritaires et des identités de genre ainsi que les autres personnes qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires à présenter leur demande afin de collaborer de manière productive avec des communautés diverses.

Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront convoqués à une entrevue.

L’IR du CHEO n’utilise pas l’intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de sélection.

Sauf indication contraire, le lieu de travail sera situé au 401, chemin Smyth, à Ottawa (Ontario) K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions l’ensemble des candidates et candidats de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue.

Institut de recherche du CHEO - Service des ressources humaines

[email protected]

401, chemin Smyth

Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA