Contexte Organisationnel

Le Centre Intégré Universitaire de Santé et de Services Sociaux (CIUSSS) joue un rôle majeur dans la formation de la relève en santé et services sociaux. Chaque année, entre 3000 et 5000 milles[C(1] étudiants, externes et résidents sont accueillis par des superviseurs de stage compétents et passionnés dans des milieux variés (GMFU, CLSC, CHR, CHSLD, CH et centres d’expertises). Le secteur enseignement multidisciplinaires et médical de la direction des partenariats d’apprentissage et de l’activation des savoirs (DPAAS) contribue activement à la transformation du réseau de la santé en offrant des possibilités de formation clinique, administrative et de recherche aux niveaux professionnel, technique et universitaire. L'établissement se positionne comme une référence majeure en développement des compétences et en innovation pédagogique, grâce à ses désignations universitaires et à sa culture d'excellence qui prône les innovations et le partage des expertises au sein d'une organisation apprenante. C’est avec l’ensemble des directions cliniques et administratives ainsi qu’avec plus d’une cinquantaine de maison d’enseignement que le service de l’enseignement transige contractuellement à chaque année.

Contexte du poste

Le service de l’enseignement évolue dans un environnement multidirectionnel complexe impliquant des partenaires internes et externes (l’ensemble des directions cliniques et administratives, incluant les ressources humaines et plus d’une cinquantaine d’établissements d’enseignement francophones et anglophones, etc.), ainsi que des initiatives stratégiques majeures, dont le projet Opération Main d’oeuvre. Dans ce contexte, les processus liés à l’enseignement et aux stages mobilisent plusieurs acteurs et requièrent une structuration afin d’assurer une cohérence organisationnelle, une efficacité opérationnelle, une qualité de service aux partenaires, ainsi qu’un suivi des grands chantiers tactiques et stratégiques de développement de la relève.

Le poste vise ainsi à soutenir une transformation du secteur vers un modèle structuré, standardisé et durable.

Sommaire du poste

Sous l’autorité de la cheffe du service Enseignement et stages, la personne titulaire agit comme chargé·e de projet en amélioration des processus et suivi de projets.

Elle joue un rôle transversal clé travaillant étroitement avec la cheffe de service dans :

• la cartographie et l’optimisation des processus
• la clarification des rôles et responsabilités
• la mise en place de pratiques organisationnelles durables
• le soutien aux professionnel·le·s (répartition des projets, validation des chartes de projets, suivi de projets et rétroaction, révision des livrables, etc.)
• le developement et la mise en oeuvre de projets d’innovation
• le suivi des indicateurs procéduraux et d’impacts

La personne titulaire du poste assume les principales responsabilités suivantes :

Soutien à l’équipe

· Soutenir la cheffe de service dans certaines activités de gestion de l’équipe, notamment la planification annuelle, la coordination des ressources, l’appui aux activités de rayonnement

· Assurer la coordination fonctionnelle des APPR et soutenir les membres dans leurs tâches, rôles et responsabilités et assurer le suivi rigoureux de leurs activités

· Revoir et réviser les productions destinées à la diffusion afin d’assurer leur rigueur, leur cohérence et leur compréhension par les différents publics

· Collaborer à l’arrimage avec les équipes partenaires (ressources humaines, communication, etc.) afin de favoriser la cohérence des actions et le partage d’information

Structuration des processus

• Cartographier les processus clés liés aux activités d’enseignement et de stages (ex. planification, jumelage, accueil, intégration)
• Documenter et optimiser les processus de gestion des stages et de l'enseignement
• Mettre en place des mécanismes de suivi et d'amélioration continue des activités
• Identifier les sources de problèmes, les goulots d'étranglement et les opportunités d'amélioration
• Concevoir et documenter des processus standardisés (procédures, guides, outils)

Gouvernance et rôles

• Définir et clarifier les rôles et responsabilités des parties prenantes
• Contribuer à l’arrimage et à la cohérence entre les différentes instances (comités tactiques, coordination, etc.)
• Proposer des mécanismes de gouvernance adaptés aux réalités du secteur

Amélioration continue

• Mettre en place des mécanismes d’amélioration continue
• Développer des outils et indicateurs de suivi des processus

· Coordonner certaines rencontres, comités de travail et consultations liés aux projets

· Assurer un suivi continue des bonnes pratiques, pratiques de pointes et innovations pédagogiques et numérique afin de maintenir les pratiques d’excellence au sein du service

Leadership fonctionnel

• Agir comme référence méthodologique pour l’équipe APPR
• Influencer les partenaires sans autorité hiérarchique
• Soutenir la cheffe de service dans la structuration stratégique du secteur
• Participer au développement de nouvelles initiatives pédagogiques et de pratiques innovantes

Exigences du poste

· Détenir un baccalauréat en sciences humaines, sciences sociales ou tout domaine connexe

· Détenir une maîtrise ou un doctorat dans un domaine connexe constituent un atout majeur

· Détenir un diplôme spécialisé en gestion de la qualité, en amélioration des processus, en analyse de données ou en gestion de projets représente un atout majeur

· Une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère compétent est acceptée pour les candidats formés à l'étranger.

Connaissances et expériences

· Minimum de trois ans d’expérience en coordination, gestion de projets, gestion de processus

· Minimum de trois ans d’expérience en supervision de professionnel·le·s

· Expérience en amélioration continue, un atout

· Expérience en animation de comités et d’ateliers, ainsi qu’en coordination transversale

· Bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux et des enjeux liés à l’enseignement

· Intérêt marqué et aisance pour l’utilisation des outils numériques et des nouvelles technologies

Compétences clés

· Excellente capacité à gérer plusieurs projets et échéanciers simultanément

· Forte capacité de structuration et de conceptualisation

· Grande capacité d’analyse et de rédaction de procédure et recommandations, et excellente capacité rédactionnelle

· Aptitude à vulgariser l'information complexe pour différents publics

· Capacité à travailler en équipe multidisciplinaire et à valoriser le travail d'équipe et la collaboration interprofessionnelle

· Capacité à naviguer dans la complexité

· Habileté de facilitation et de mobilisation

· Capacité à collaborer avec une diversité d’acteurs issus des milieux académiques, cliniques, communautaire

· Leadership mobilisateur

· Fait preuve d'autonomie, d'initiative et de créativité dans la résolution de problèmes complexes

· Bilinguisme parlé et écrit (anglais et français)

· Bonne maîtrise des diverses applications de la suite Microsoft Office, capacité d'apprentissage des nouvelles technologies et outils