Propósito del puesto:
CORE (Community Organized Relief Effort) es una organización global de respuesta a crisis dedicada a brindar ayuda inmediata y apoyar la recuperación a largo plazo en comunidades desatendidas. Nuestra misión es salvar vidas y fortalecer a las comunidades afectadas por crisis o en riesgo de ellas.
El Asociado de Logística y Adquisiciones brinda apoyo práctico al Oficial de Logística y Adquisiciones en las áreas de almacenamiento, inventario, documentación de adquisiciones y coordinación de transporte para la respuesta al terremoto en Venezuela. Operando en un entorno de emergencia inmediata, este puesto es responsable de las tareas diarias que mantienen en movimiento la cadena de suministro, incluyendo la recepción y organización de bienes, el mantenimiento de registros de inventario, la preparación de documentación para compras y entregas, y el apoyo a la logística de distribución.
Este es un puesto de apoyo de campo de nivel inicial a intermedio. El Asociado no negocia de forma independiente con proveedores ni aprueba compras, pero cumple un papel fundamental para garantizar registros precisos, documentación oportuna y operaciones de almacén bien organizadas. Dado el contexto operativo, el puesto requiere dominio profesional completo del idioma español.
Responsabilidades principales:
Gestión de Inventario y Suministro
- Apoyar la gestión y organización de bienes, materiales y suministros utilizados para el desarrollo y la implementación de las actividades del programa.
- Mantener registros de inventario precisos y apoyar los conteos físicos periódicos para garantizar un seguimiento y control adecuados.
- Apoyar el seguimiento de los activos, herramientas, equipos y suministros del programa, asegurando que los registros estén precisos y actualizados.
- Monitorear el estado y la disponibilidad del inventario y reportar oportunamente artículos dañados, faltantes o próximos a vencer, así como las necesidades de reposición.
Apoyo en Adquisiciones
- Preparar y compilar documentación para solicitudes de compra, cotizaciones y expedientes de proveedores para revisión del Oficial de Logística y Adquisiciones.
- Apoyar la comunicación con proveedores en asuntos rutinarios, tales como confirmar horarios de entrega y detalles de pedidos.
- Recopilar y archivar recibos, facturas y confirmaciones de entrega conforme a los requisitos organizacionales y de los donantes para la continuidad de los ciclos administrativos de la organización.
Apoyo en Seguimiento de Contratos y Pagos
- Preparar y dar seguimiento a los contratos y órdenes de compra de proveedores y contratistas, dando seguimiento a su vigencia, cumplimiento y cierre administrativo, manteniendo el expediente completo de cada proceso.
- Asegurar el cumplimiento de los hitos de construcción y reparación establecidos en los contratos de servicio.
- Dar seguimiento a los Acuerdos Marco de Servicio (MSA), incluyendo el cronograma de pagos, verificando entregables, documentación y estatus de facturas para facilitar continuidad administrativa.
- Actualizar, expandir y mantener la base de datos y el registro de proveedores con MSA, asegurando que la información contractual, documentación, vigencias y estatus de cumplimiento estén al día.
Apoyo en Transporte y Distribución
- Apoyar el seguimiento logístico de la flota de vehículos, incluyendo disponibilidad, asignaciones, uso operativo y necesidades de servicio.
- Apoyar en la carga y preparación de vehículos para las entregas, y acompañar las entregas cuando sea necesario.
- Apoyar la coordinación del transporte de artículos de socorro y personal, incluyendo la programación y el seguimiento básico.
- Apoyar en la preparación de los puntos de distribución, asegurando que los artículos estén organizados, contados y listos antes de las distribuciones.
Apoyo en Documentación y Reportes
- Mantener archivos físicos y digitales organizados sobre movimientos de inventario, actividad de adquisiciones y registros de activos.
- Proporcionar al Oficial de Logística y Adquisiciones actualizaciones periódicas sobre niveles de inventario, entregas y tareas pendientes.
- Apoyar la preparación de reportes de logística y adquisiciones según se solicite.
- Garantizar el cumplimiento de políticas de protección de datos, PSEA, Código de Conducta y lineamientos de confidencialidad en el manejo de información sensible.
- Reportar oportunamente cualquier inconsistencia documental, falta de soporte, o necesidad de actualización en los registros.
Alcance y Viajes:
- Disposición para viajar a los sitios del programa en áreas afectadas de Venezuela hasta un 40% del tiempo.
- Se prefiere licencia de conducir vigente, aunque no es requerida.
- Debe residir en el área metropolitana de Caracas.
- Los costos de vivienda y reubicación no están cubiertos.
Calificaciones:
- Se requiere diploma de educación secundaria o equivalente.
- Se valora la formación técnica o vocacional en logística, cadena de suministro, administración de empresas o un campo relacionado.
- Se requiere dominio profesional completo del idioma español (escrito y verbal).
- El dominio básico del idioma inglés es una ventaja, aunque no es requerido.
Experiencia:
- Al menos uno a dos años de experiencia en almacenamiento, apoyo logístico o funciones de apoyo administrativo.
- La experiencia en un entorno de respuesta a emergencias o humanitario es una ventaja importante, aunque no es requerida.
- Experiencia manteniendo registros de inventario, bitácoras de existencias o sistemas de seguimiento similares.
- La experiencia utilizando aplicaciones informáticas básicas, como Excel, es una ventaja.
Habilidades y Competencias:
- Fuertes habilidades organizativas y atención al detalle al manejar registros e inventario.
- Capacidad para trabajar de manera eficiente y precisa bajo presión en un entorno de emergencia de ritmo acelerado.
- Habilidades informáticas básicas, incluyendo comodidad con hojas de cálculo y captura de datos.
- Buenas habilidades de comunicación y trabajo en equipo, con facilidad para seguir instrucciones y coordinar con colegas.
- El manejo de un montacargas manual (pallet jack) es una ventaja.
- Debe poder levantar hasta 50 libras (aproximadamente 23 kg).
- Debe poder permanecer de pie y desplazarse durante largos períodos de tiempo en un entorno de almacén o de campo.
- Confiabilidad, flexibilidad y un fuerte sentido de responsabilidad.
