Executive management assistent(e) (klasse 5)
Als Executive Management Assistent(e) ben je de rechterhand van één of meerdere leden van het Executive Management. Je ondersteunt hen niet alleen administratief en organisatorisch, maar draagt ook actief bij aan een efficiënte voorbereiding, opvolging en coördinatie van dossiers en besluitvorming. Je bent een vertrouwenspersoon die prioriteiten weet te stellen, vooruit denkt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen vlot verloopt.
Jouw verantwoordelijkheden
Secretariaat & Executive Support
- Je beheert proactief de agenda’s van de directieleden en coördineert hun dagelijkse activiteiten.
- Je beheert correspondentie en mailboxen en zorgt voor een correcte opvolging van acties en dossiers.
- Je bent het centrale aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
- Je organiseert vergaderingen, seminaries, workshops, offsites en andere evenementen en zorgt voor de nodige logistieke ondersteuning.
- Je ondersteunt de directieleden bij ad-hoc opdrachten en administratieve vragen.
Vergaderingen, Governance & Dossieropvolging
- Je bereidt managementvergaderingen, directievergaderingen en governance-overleggen voor en zorgt voor een professionele opvolging.
- Je verzamelt en structureert de relevante documentatie en bewaakt deadlines en actiepunten.
- Je stelt nota’s, verslagen, presentaties en correspondentie op of werkt deze af.
- Je volgt toegewezen dossiers zelfstandig op en signaleert tijdig aandachtspunten aan het management.
- Je draagt bij aan een correcte documentatie en archivering van belangrijke dossiers en beslissingen.
Coördinatie & Procesverbetering
- Je werkt nauw samen met andere management assistants en fungeert als back-up waar nodig.
- Je denkt actief mee na over een efficiëntere werking van administratieve processen, tools en werkmethodes.
- Je ondersteunt de verdere professionalisering van de administratieve organisatie en draagt bij aan kennisdeling binnen het team.
- Je neemt initiatieven om werkzaamheden efficiënter, consistenter en toekomstgericht te organiseren.
Profiel
- Je beschikt over een bacheloropleiding of gelijkwaardige ervaring
- Je hebt minstens enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie binnen een directie-, management- of governanceomgeving
- Je bent perfect tweetalig Nederlands-Frans en beschikt over een goede kennis van het Engels
- Je hebt een uitstekende kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook)
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en discreet en gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie
- Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en behoudt het overzicht, ook wanneer verschillende prioriteiten tegelijk op je afkomen
- Je bent proactief, durft initiatief te nemen en denkt oplossingsgericht
- Je communiceert vlot met stakeholders op verschillende niveaus binnen de organisatie
- Je bent stressbestendig, flexibel en kan zowel zelfstandig als in teamverband werken
