Nombre del Puesto: Especialista en Cumplimiento y Fortalecimiento de Capacidades
Ubicación: Ciudad de Quetzaltenango (oficina Maria del Camino) con viajes a los tres territorios de implementación (Región Ixcán, Huista y San Marcos).
Reporta a: Gerente de Operaciones de Horizontes
Nivel del puesto: Especialista (Banda 7)
Acerca de Catholic Relief Services:
Catholic Relief Services (CRS) lleva a cabo el compromiso de los Obispos de los Estados Unidos para ayudar a los pobres y vulnerables en el exterior. Nuestra identidad católica está en el corazón de nuestra misión y operaciones. Damos la bienvenida como parte de nuestro personal y como socios, a las personas de todas las religiones y tradiciones seculares que comparten nuestros valores y nuestro compromiso de servir a los necesitados.
Resumen del Puesto:
La iniciativa Horizontes apunta a escalar acciones que conduzcan a la regeneración de los paisajes agrícolas trabajando de cerca con socios de valor compartido locales para alcanzar al menos 15,000 familias en 17 municipios de Huehuetenango (región Huista), San Marcos y norte del Quiche en la región fronteriza del Altiplano Occidental
El/la Especialista en Cumplimiento y Fortalecimiento de Capacidades es responsable de garantizar que los socios implementadores cumplan con los lineamientos, gestiones contractuales, políticas y procedimientos de la organización y de los donantes, con el fin de asegurar una ejecución transparente, eficiente y libre de riesgos de fraude y corrupción. Asimismo, liderará diagnósticos de capacidades institucionales y planes de fortalecimiento, proporcionando acompañamiento técnico y seguimiento a la mejora continua de los socios.
El/la Especialista en Cumplimiento y Fortalecimiento de Capacidades también es responsable para brindar apoyo técnico y operativo en la gestión administrativa, financiera, compras y logística del proyecto, asegurando el cumplimiento de los procedimientos y políticas de CRS, así como el adecuado funcionamiento de las actividades operativas y administrativas asignadas.
Responsabilidades del Puesto:
1. Monitoreo del Cumplimiento Institucional
- Verificar la correcta aplicación de políticas y procedimientos administrativos, financieros y operativos por parte de los socios.
- Realizar visitas de campo para revisión y mejora de procesos, políticas, normativas, controles internos.
- Identificar, evaluar y monitorear riesgos de fraude, corrupción y conflictos de interés, proponiendo medidas preventivas y correctivas.
- Apoyar a los socios en el cumplimiento de acuerdos de subreceptor de fondos, subcontratación (gestión contractual) y convenios entre otros.
2. Fortalecimiento de Capacidades Institucionales
- Aplicar herramientas de diagnóstico organizacional a socios implementadores.
- Elaborar e implementar planes de fortalecimiento de capacidades en coordinación con las áreas técnicas (Finanzas, Administracion, Compras, Seguridad, Salvaguardia, RRHH entre otros).
- Gestionar y/o facilitar talleres, capacitaciones y procesos de mentoría sobre gestión financiera, compras, cumplimiento, estructura de gobernanza, y otros temas clave.
- Documentar avances y lecciones aprendidas sobre los procesos de fortalecimiento institucional en coordinación con MEAL.
3. Acompañamiento Técnico y Relacional
- Establecer relaciones de confianza y colaboración con los equipos de los socios, apoyando en el diseño y mejora de políticas internas.
- Brindar orientación técnica y acompañamiento continuo en la implementación de sistemas de control y mejora institucional.
- Ser enlace entre el equipo de Horizontes y los socios en temas de cumplimiento y prevención de fraude, asegurando comunicación fluida y constructiva.
4. Seguimiento, Reportes y Coordinación Interna
- Elaborar informes periódicos sobre cumplimiento, riesgos identificados y avances de fortalecimiento.
- Coordinar con las áreas de finanzas, MEAL, operaciones y programas para seguimiento integral a los socios.
- Dar seguimiento a hallazgos y planes correctivos durante las auditorías internas o externas relacionadas con la implementación del proyecto, ejecución presupuestaria y calidad del gasto.
5. Apoyo Administrativo en Insight y procesos de compras
- Apoyar en misiones a campo para el monitoreo y acompañamiento a socios de valor compartido.
- Coordinar y supervisar el proceso de elaboración del plan de compras anual, trimestral y la actualización mensual con apoyo de los coordinadores de la iniciativa Horizontes, así como el monitoreo de la ejecución del plan de compras.
- Coordinar los procesos de compras de bienes, adquisición de servicios y consultorías en general con apoyo de los asistentes de proyectos.
- Liderar la actualización del control interno de requisiciones, POs y consultorías para tener una base de datos limpia para actualizar el tablero de Operaciones.
- Liderar las reuniones periódicas con el departamento de compras y adquisiciones para informar sobre procesos abiertos o que estén atrasados, detectar cuellos de botella, informar y/o retroalimentar al equipo de Horizontes sobre cambios en los procesos de cadena de suministros.
- Tendrá a su cargo la supervisión directa de la asistente de programas de Horizontes con sede en Quetzaltenango, también apoyará al Gerente de Operaciones en el diseño y elaboración de los presupuestos anuales con su respectivo plan de compras.
Antecedentes, Experiencia y Requisitos Típicos:
Educación y Experiencia
- Título universitario preferible en Administración de Empresas, Finanzas o carrera a fin.
- Mínimo 4 años de experiencia laboral en apoyo de proyectos. Experiencia en el campo de administración, operaciones o finanzas y para organizaciones sin fines de lucro incluyendo la Iglesia Católica sería una ventaja.
- Experiencia en procesos operativos en las áreas administrativas, de compras y finanzas
- Experiencia en facilitar procesos de aprendizaje, mentoría y capacitación.
- Capacidad para realizar análisis de riesgo y proponer medidas preventivas.
- Disponibilidad para viajar hasta un 60% del tiempo a áreas rurales del país.
- Preferentemente con experiencia en contextos multiculturales o territorios indígenas.
- Licencia de conducir vehículo vigente. Experiencia conduciendo vehículos tipo Camioneta o Pickup 4x4
Calificaciones preferidas
- Se prefiere experiencia en fortalecimiento organizacional, capacitación de adultos, diagnósticos institucionales y de necesidades de capacitación.
- Se valorará experiencia en revisiones presupuestarias, revisión de informes financieros, control de gastos, procesos administrativos y financieros
- Se valorará experiencia en cumplimiento de requisitos de donantes y gestión de subreceptores de fondos (ONGs locales).
Conocimientos, habilidades y destrezas
- Experiencia en el uso de paquetes de MS Windows, MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Teams, Outlook, Drive) y herramientas colaborativas en la nube.
- Habilidades de observación, escucha activa y análisis con capacidad para formarse juicios sensatos.
- Excelentes habilidades interpersonales, diplomacia y enfoque orientado a soluciones y la capacidad de trabajar en estrecha colaboración con socios locales
- Atención a los detalles, precisión y puntualidad en la ejecución de las responsabilidades asignadas.
- Capacidad para generar documentación clara y precisa.
- Proactivo, ingenioso y orientado soluciones y a resultados.
- Alta flexibilidad, dedicación, creatividad y orientación de servicio.
- Alta habilidad para diseñar estrategias y planes de trabajo.
- Excelentes habilidades de comunicación, de negociación oral y escrita.
- Alta habilidad de organización, priorización y manejo de detalles.
Lengua Extranjera Requerida/Deseada: Ingles intermedio alto, hablado y escrito.
Disponibilidad para viajar: 60%
