À titre de coordonnateur(trice) en contrôles de projets, vous fournirez un soutien de coordination et administratif à la fonction de contrôles de projets pour les programmes qui vous sont assignés. Vous veillerez à ce que les demandes de changement, les livrables de reddition de comptes, les mises à jour des indicateurs de performance (KPI) et les activités de revue des risques soient adéquatement suivis, documentés et livrés dans les délais prescrits.
Le rôle consiste principalement à maintenir les registres, assurer le suivi des échéanciers, coordonner les contributions des parties prenantes et garantir la rigueur des processus de reddition de comptes en contrôles de projets.
Responsabilités
- Maintenir et mettre à jour le registre principal des demandes de changement et assurer le suivi de celles-ci tout au long de leur cycle de vie;
- Effectuer des suivis auprès des parties prenantes afin de s’assurer que la documentation requise, les analyses d’impacts et les approbations soient soumises dans les délais;
- Maintenir un calendrier principal des livrables en contrôles de projets (rapports hebdomadaires, rapports mensuels, tableaux de bord KPI, réunions de gouvernance et livrables destinés aux clients);
- Coordonner et consolider les informations nécessaires à la production de rapports récurrents;
- Assurer le contrôle documentaire et le suivi des versions des livrables en contrôles de projets;
- Appuyer la coordination des rencontres de revue des risques et assurer le suivi des actions d’atténuation;
- Surveiller les demandes de changement et les actions de mitigation en retard et en aviser le/la gestionnaire des contrôles de projets, au besoin;
- Préparer les ordres du jour et s’assurer que la documentation requise est disponible avant les revues de gouvernance;
- Soutenir la préparation aux audits en veillant à ce que la documentation soit organisée, complète et traçable;
- Fournir un soutien administratif et de coordination général à l’équipe des contrôles de projets.
Qualifications
- Diplôme d’études collégiales ou baccalauréat en administration, gestion, ingénierie ou domaine connexe (un atout);
- Minimum de 2 à 4 années d’expérience en coordination de projets, administration ou dans un rôle similaire;
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
- Excellentes habiletés en communication et capacité à effectuer des suivis efficaces auprès des parties prenantes;
- Capacité à travailler de façon autonome avec une supervision minimale;
- Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit). La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste, car vous serez amené(e) à interagir avec des fournisseurs, des partenaires ou des clients anglophones
- Réussite du processus d’enquête et d’obtention de l’attestation de sécurité exigée dans le cadre du Programme de sécurité des contrats du gouvernement fédéral. (Minimum de 5 ans de résidence au Canada, sans interruption pendant 6 mois consécutif).
