HireFT
Browse JobsHow it worksPricingAboutSuccess Stories
    Back to jobs
    EU

    Eurofins

    Life Sciences

    Audit Booking Coordinator

    Katowice, PolandRemoteFull-timePosted 1w ago
    All Eurofins jobs

    Job description

    Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins, odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów.

    Preferowane jest doświadczenie na poziomie 2–3 lata w branży audytowej, testowej lub inspekcyjnej. Kandydat powinien mieć doświadczenie w komunikacji zewnętrznej z innymi firmami oraz w zarządzaniu procesami. Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego oraz następujące cechy:

    • odpowiedzialność,
    • dobra organizacja własnej pracy,
    • dbałość o szczegóły,
    • skrupulatność i dokładność,
    • dyscyplina,
    • dobra znajomość standardowego pakietu MS Office oraz gotowość do nauki i korzystania z innych narzędzi.

    Osoba na tym stanowisku odpowiada za satysfakcję przypisanych klientów w zakresie wszystkich działań związanych z rezerwacją audytów, w tym za terminowość, przestrzeganie procesu, jasną komunikację, eskalowanie problemów oraz bieżący follow-up.

    Audit Booking Coordinator pełni funkcję:

    • kluczowego punktu kontaktu w zakresie rezerwacji audytów,
    • istotnego ogniwa pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego,
    • osoby odpowiedzialnej za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów.

    Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy:

    • przyjmowanie zapytań dotyczących audytów,
    • kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów, w tym:
      • inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji,
      • pozyskiwanie wymaganej dokumentacji, m.in. profili fabryk, informacji dotyczących płatnika, kopii licencji biznesowej itp.,
      • weryfikowanie niezbędnych informacji, takich jak nazwa i adres fabryki, liczba pracowników itp.,
      • tworzenie audytów w EAOL – wewnętrznej platformie Eurofins,
      • monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat,
      • potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu,
      • komunikacja z klientami w razie potrzeby,
    • przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań,
    • stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów,
    • cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego,
    • przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego, cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów,
    • przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków,
    • przydzielanie audytorów do audytów,
    • przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach,
    • udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli jest to wymagane,
    • promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług,
    • utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami,
    • wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach,
    • wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych.

    Czego oczekujemy:

    • Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem – mile widziane Niemiecki, Francuski i Hiszpański),
    • znajomość programów MS Office,
    • wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm,
    • umiejętność pracy pod presją czasu,
    • bardzo dobra dbałość o szczegóły,
    • umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy,
    • zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań,
    • umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów,
    • pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne,
    • doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej,
    • umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami,

    Korzyści z pracy w zespole Eurofins:

    • Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce,
    • międzynarodowe środowisko pracy – codzienny kontakt z zespołami globalnymi,
    • praca w 100% zdalna,
    • elastyczna forma czasu pracy,
    • prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, karta Multisport.

      Job details are sourced from the employer's original posting.

      Open job posting
      EU

      About the company

      Eurofins

      Eurofins Scientific is an international life sciences company, providing a unique range of analytical testing services to clients across multiple industries, to make life and our environment safer, healthier and more sustainable. From the food you eat, to the water you drink, to the medicines you rely on, Eurofins works with the biggest companies in the world to ensure the products they supply are safe, their ingredients are authentic, and labelling is accurate. Eurofins believes it is a global leader in food, environmental, pharmaceutical and cosmetics products testing and in agroscience CRO services. It is also one of the global independent market leaders in certain testing and laboratory services for genomics, discovery pharmacology, forensics, CDMO, advanced material sciences and in the support of clinical studies. Eurofins PSS Insourcing has an exciting and rewarding opportunity for a Business Development Manager to join our team.  We are searching for a business development professional with proven experience selling and implementing high-value sales.  Someone who thrives on identifying and closing new business caring for the client through the process will succeed in this role. This position offers the excitement of hunting for new clients with the goal of diversifying our offerings and client base as well as the opportunity to foster and expand partnerships with key clients.  This is a hybrid role working remotely from a home office, travelling locally and within the region for prospect and current client meetings as well as full days spent at current client sites to maximize networking and relationship building opportunities. A successful candidate will have a proven track record and is comfortable reaching out to and meeting with high level decision makers including C-Suite.  This position will manage the strategic sales process including identifying client needs, defining and presenting how PSS can address them, as well as managing the implementation process for new programs. If you’re looking for a rewarding career, a place to call home, apply with us today! 

      View all Eurofins jobs
      Industry
      Life Sciences
      Open roles
      2342

      Interested in this role?

      Apply with HireFT

      Free to start — no card required.

      Your fit

      How well do you match?

      Sign in to see how your résumé lines up with this role.