Coordonnateur des assemblées mutualisées

Le service Assemblées mutualisées intervient pour la Ville d'Evreux et la communauté d'agglomération Evreux Portes de Normandie, et assure l'organisation, le bon déroulement et le suivi des assemblées délibérantes, de leurs réunions préparatoires, et la gestion de leurs actes. Sous l'autorité du chef du service Assemblées, le Coordonnateur des Assemblées assure la préparation des instances délibérantes, ainsi que la participation aux réunions et les taches relatives à l’exécution, le suivi et la diffusion des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés). Ce poste s'inscrit dans une forte dynamique de travail en équipes et de relations permanentes avec la direction générale des services, les DGA les directeurs et leurs équipes. .)

Missions et activités principales du poste :

• Gérer le secrétariat du service (courrier, commande fournitures...)

• PREPARATION DES ASSEMBLEES :

  - Organiser le cycle des séances, gestion des invitations et des présences,

  - Accompagner les services pour la préparation des dossiers et rédaction des délibérations,

  - Accompagner l'organisation des commissions EPN,

  - Assurer le secrétariat des commissions Ville,

  - En lien avec la direction juridique, contrôler les délibérations, rapports et annexes à soumettre aux instances au regard des textes applicables, et en cohérence avec les autres actes déjà pris sur les mêmes sujets,

  - Participer à la constitution des dossiers des différentes instances : reprographie et dossiers dématérialisés.

• TENUE ET SUIVI DES ASSEMBLEES

  - Assurer le secrétariat des conseils, bureaux (Ville & EPN),

  - Assurer la bonne organisation matérielle et logistique des réunions,

  - Assister aux bureaux et aux conseils en veillant au bon déroulement des séances (émargement, quorum, pouvoirs, enregistrement des votes, diffusion des présentations, tenue des opérations de vote...),

  - S'assurer de la bonne exécution des actes issus des conseils et bureaux : contrôle de légalité, affichage, publication...

  - Etablir les registres des actes pour les deux collectivités,

  - Archivage,

  - Veiller au respect des procédures et des délais,

  - Harmoniser les pratiques au sein des directions,

  - Accompagner les services et les élus dans la maitrise des outils,

  - Améliorer les outils de communication du service en interne.

Compétences requises :

• Savoirs :

  • Connaissances de l'environnement juridique et du fonctionnement des collectivités territoriales

  • Maitrise des processus organisationnels, décisionnels et réglementaires

  • Aisance rédactionnelle

  • Maitrise des outils bureautiques, des outils de dématérialisation, de Air Délib

  • Connaissance de l'administration des 2 collectivités et des projets.

• Savoir être :

  • Discrétion et réserve professionnelle,

  • Être rigoureux et organisé,

  • Disponibilité (en fonction du calendrier des différentes instances),

  • Réactivité, adaptabilité et polyvalence,

  • Sens du service public,

  • Esprit d'initiative,

  • Qualités relationnelles,

  • Implication dans la dynamique interne de la collectivité.

• Savoir-faire :

  • Aisance rédactionnelle,

  • Maitrise des outils bureautiques, des outils de dématérialisation, d’Air Délib,

  • Connaissance de l'administration des 2 collectivités et des projets.

• Spécificités des missions :

  • Obligation d'assister aux réunions délibérantes en soirée,

  • Horaires et amplitude variables,

  • Travail fréquent dans l'urgence avec des aléas de dernière minute et des pics d'activités.

Catégorie : B

Cadres d’emplois : Rédacteurs territoriaux

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires / 25 jours de congés annuels / 15 RTT

Avantages : participation mutuelle / CNAS / restaurant administratif / accès gratuit piscines et médiathèques

Salaire : statutaire + régime indemnitaire

Date limite de candidature : 11/10/2026