Accounts Payable

Responsable de realizar una variedad de tareas contables y administrativas relacionadas con la función de cuentas por pagar.  Esto generalmente incluye recibir, procesar y verificar facturas, rastrear y registrar órdenes de compra y procesar pagos.  Orientado a los detalles, poseer fuertes habilidades de gestión del tiempo y habilidades de comunicación efectivas.  Realiza una variedad de tareas. Trabajar bajo supervisión general. Se requiere cierto grado de creatividad y responsabilidad.  Normalmente informa a un supervisor o gerente.

HABILIDADES/RESPONSABILIDADES

? Sensibilidad al problema:  Capacidad de reconocer cuando algo está mal o hay un problema.

? Comprensión oral:  Capacidad de escuchar y comprender la información recibida.

? Expresión oral:  Capacidad de comunicar información e ideas a otros.

? Atención a detalles:  Capacidad para trabajar de forma independiente y priorizar tareas.

? Razonamiento matemático:  La habilidad de elegir los métodos o fórmulas matemáticas correctas para resolver un problema.

? Comprensión escrita:  La habilidad de leer y comprender información e ideas presentadas por escrito.

? Expresión escrita:  La habilidad de comunicar información e ideas por escrito para que otros comprendan.

? Facilidad numérica:  La habilidad de sumar, restar, multiplicar o dividir rápida y correctamente.

? Expresión oral:  La habilidad de comunicar información e ideas al hablar para que otros comprendan.

? Organización y tiempo:  Fuerte habilidades organizativas y de gestión del tiempo.

? Interacción con computadoras:  Uso de computadoras y sistemas informáticos (incluidos hardware y software) para programar, escribir software, configurar funciones, ingresar datos o procesar información.

? Organizar, planificar y priorizar el trabajo: desarrollar metas y planes específicos para priorizar, organizar y realizar su trabajo.

? Procesamiento de información:  Recopilar, codificar, categorizar, calcular, tabular, auditar o verificar información o datos.

? Realización de actividades administrativas:  Realización de las tareas administrativas del día a día como mantener archivos de información y procesar trámites.

? Comunicación con personas externas a la organización:  Comunicación con personas externas a la organización, que representan a la organización ante los clientes, el público, el gobierno y otras fuentes externas.  Esta información se puede intercambiar en persona, por escrito, por teléfono o por correo electrónico.

? Evaluación de la información para determinar el cumplimiento de los estándares:  Usar información relevante y el juicio individual para determinar si los eventos o procesos cumplen con las leyes, regulaciones o estándares.

? Obtener información:  Observar, recibir y obtener información de todas las fuentes relevantes.

? Documentar / Registrar información:  Ingresar, transcribir, registrar, almacenar o mantener información.

• Completa los pagos y controla los gastos al recibir, procesar, verificar y conciliar facturas.

• Concilia el trabajo procesado verificando las entradas y comparando los informes del sistema con los saldos.

• Carga los gastos a las cuentas y los centros de costos mediante el análisis de informes de facturas / gastos; registro de entradas.

• Paga a los proveedores monitoreando las oportunidades de descuento, verificando los números de identificación federales, programando y preparando cheques, y resolviendo las discrepancias y documentación de órdenes de compra, contratos, facturas o pagos.

• Garantiza que se reciba crédito por los memorandos pendientes.

• Emite suspensiones de pago o modificaciones de órdenes de compra.

• Paga a los empleados al recibir y verificar informes de gastos y solicitudes de anticipos; preparación de cheques.

• Mantiene libros contables verificando y contabilizando las transacciones de la cuenta.

• Verifica las cuentas de los proveedores conciliando los extractos mensuales y las transacciones relacionadas.

• Mantiene registros históricos mediante microfilmación y archivo de documentos.

• Desembolsa dinero para gastos menores registrando la entrada y verificando la documentación.

• Informa los impuestos sobre las ventas calculando los requisitos de las facturas pagadas.

• Protege el valor de la organización manteniendo la información confidencial.

• Actualiza el conocimiento laboral participando en oportunidades educativas.

Cualquier otra tarea o gestión que su supervisor le requiera.

REQUISITOS DE PUESTO

? Conocimiento de los procedimientos y principios contables.

? Experiencia contable probada, preferiblemente como secretario de cuentas por cobrar o secretario de cuentas, por pagar.

? Familiaridad con la contabilidad y los procedimientos contables básicos.

? Competency in MS Office, databases and accounting software.

? Experiencia práctica con hojas de cálculo e informes financieros.

? Precisión y atención al detalle.

? Aptitude para los números.

? Capacidad para realizar tareas de archivo y mantenimiento de registros.

? Habilidades de entrada de datos y procesamiento de textos.

? Ser organizado y poder trabajar bajo presión de ser requerido.

? Alto grado de atención al detalle.

? Fuertes habilidades analíticas

? Servicio al cliente y personal:  Conocimiento de principios y procesos para proporcionar servicios al cliente y personal.  Esto incluye sentido de urgencia sobre el buen manejo de las necesidades del cliente.  El cumplimiento de estándares de calidad de servicios y evaluaciones de la satisfacción del cliente.

? Economía y Contabilidad:  Conocimiento de los principios y practicas económicas y contables, los mercados financieros, la banca y el análisis y reporte de datos financieros.

? Oficinista:  Conocimiento de procedimientos y sistemas administrativos y de oficina, como procesamiento de textos, manejo de archivos y registros, estenografía y transcripción, diseño de formularios y otros procedimientos.

? Experiencia laboral:  Conocimiento de los procedimientos y técnicas de contabilidad de partida doble; conocimiento de los procedimientos utilizados para ingresar, modificar, recuperar y eliminar información en un sistema automatizado de contabilidad general; y la capacidad de analizar la interrelación de cuentas que se ven afectadas por diversas transacciones.

? Matemáticas:  Conocimiento de aritmética, álgebra, geometría, cálculo, estadística y sus aplicaciones.

? Idiomas Español / inglés:  Conocimiento de la estructura y contenido de ambos idiomas.

? Microsoft office

? Microsoft Outlook

? Accounting software

? Software de gestión de documentos

? Se prefiere experiencia previa en cuentas por pagar.

? Servicio al Cliente, 1 año

REQUISITOS DE EDUCACIÓN/CERTIFICACIÓN/LICENCIA

• Grado Asociado en Finanzas, Contabilidad y/o Administración de Empresas.

• Una licenciatura en contabilidad, finanzas o relacionado al campo (preferiblemente).