Contribuir al liderazgo de la empresa, mediante la realización adecuada de actividades y eventos, garantizando que los mismos cumplan con los estándares y políticas establecidas por la empresa, y contribuyan con la preservación de la imagen de excelencia de la misma así como, el cumplimiento del presupuesto asignado.
Cumplir con las disposiciones contempladas en el documento declaración de colaboradores, manual de ética y manual de cumplimiento penal.
Formación Académica: Licenciatura en Mercadotecnia o administración de empresas. Conocimientos del idioma inglés.
Formación Complementaria: Manejo de Office. Conocimiento de las políticas y procedimientos de la institución.
Experiencia /Trayectoria: Mínimo 1 año experiencia en mercadeo o áreas afines. Flexibilidad de horarios, traslados al interior del país, en ocasiones por varios días según los eventos que por lo regular son en horarios nocturnos, terminando el desmontaje en horas de la madrugada.
Responsibilities
1.Manejar, controlar todo contacto con los suplidores de eventos corporativos.
- Atender las llamadas, solicitudes y propuestas de eventos del departamento.
- Solicitar cotizaciones de servicios y verificación con relación a los montajes a realizar.
- Negociar efectivamente con los diferentes suplidores, atendiendo a los precios del mercado y presupuesto asignado antes de pasar las cotizaciones para aprobación.
- Gestionar los pedidos, ordenes de compras, pagos y contratos de los suplidores de eventos.
- Coordinar y asistir con los suplidores a los lugares donde se realizará el evento a tomar medidas y coordinar montajes.
2.Coordinar los eventos, estableciendo calendario de montaje y logística de los mismos.
- Coordinar los eventos que requieran todas las filiales.
- Gestionar todo lo que involucra la realización de un evento con los estándares de Grupo Universal (diseños, materiales promocionales, audiovisuales, reserva del salón, etc.
- Llevar el control del calendario de los eventos coordinados con las distintas unidades de negocios.
- Gestionar y/o proponer el lugar para la realización del evento
- Visitar el lugar donde se realizará el evento, para tomar medidas y proponer montajes. Muchas veces se hace en conjunto con los suplidores.
- Coordinar la contratación del lugar, menú, bebidas, invitaciones, servicios de foto y video, audiovisuales, etc.
- Gestionar los artes necesarios.
- Coordinar la ejecución del montaje.
- Control de los suplidores durante el montaje y durante la ejecución del evento.
- Mantenerse en atención durante el evento para que durante la ejecución no pase ningún imprevisto y los invitados sean atendidos correctamente.
- Realizar el desmontaje del evento inmediatamente concluya.
- Minimizar los imprevistos, con la rigurosa coordinación de los detalles en cada evento.
3.Coordinar la ejecución y montajes de los eventos según calendario, presupuesto y logística aprobada.
- Preparar y someter a aprobación los presupuestos generales de los eventos.
- Coordinar la ejecución del montaje, estableciendo horas y fechas.
- Manejar las listas de invitados, una vez aprobadas y trabajar las invitaciones.
- Coordinar el envío o entrega de las invitaciones a los invitados, ya sea via negocio o mensajería directa.
- Notificar a todos los suplidores involucrados sobre sus responsabilidades y horas en las cuales les corresponde llegar e iniciar.
- Acompañar y supervisar los suplidores durante el montaje y durante la ejecución del evento.
- Revisar que la marca y materiales estén aplicados de manera correcta.
- Mantenerse en atención durante el evento para que durante la ejecución no pase ningún imprevisto y los invitados sean atendidos correctamente.
- Supervisar el desmontaje de los eventos inmediatamente concluya.
- Minimizar los imprevistos, con la rigurosa coordinación de los detalles en cada evento.
- Notificar a Seguridad sobre los eventos de Grupo Universal.
- Gestionar los requerimientos entre los suplidores y el personal de diseño: artes, montajes, etc. antes de pasar a aprobación.
4.Gestionar los pedidos, órdenes de compras, pagos de suplidores y contractos.
- Gestionar la aprobación correspondiente a los presupuestos de los eventos.
- Realizar requerimientos y solicitud de aprobación al Depto. de Planificación y Presupuesto.
- Dar seguimiento al envió de la orden de compras al suplidor.
- Llevar el control de las facturas recibidas de los eventos.
- Recibir las facturas por parte del Depto. de Compras, gestionar las firmas correspondientes y devolución de las mismas.
- Validación de las facturas acorde a los montos aprobados y los trabajos realizados.
- Dar seguimiento a los pagos e informar a los suplidores de los mismos.
5.Manejar de las facturas, contratos y órdenes de compras de la Dirección Publicidad, Promoción e Imagen Corporativa.
- Realizar la creación de requerimiento para órdenes de compra de cualquier suplidor del área de la Dirección.
- Llevar el control de las facturas y órdenes de compras de la Dirección.
- Mantener un archivo físico por filial sobre las facturas de la Dirección.
- Crear los requerimientos para contratos de cualquier suplidor del área.
- Custodiar los contratos.
- Dar seguimiento a los pagos de la Dirección completa.
- Atender casos especiales de suplidores de la Dirección en temas de pagos y ser enlace con Finanzas.
Qualifications
- Pensamiento estratégico* 4
- Enfoque en resultados* 4
- Team building* 3.5
- Desarrollo de personas* 3
- Madurez social* 4
- Orientación al servicio* 4.5
- Planeación 4
- Toma de decisiones 4
- Trabajo en equipo 4
- Persuasión 3.5
- Apertura al cambio 4
- Manejo de conflictos 3.5
*: Requerido
