Garantizar la aplicación adecuada de las políticas en la afiliación de contratos nuevos y modificaciones a contratos existentes, gestionar adecuadamente los procesos de devolución. Gestionar las emisiones, novedades e interfases con el Exclusivo y otros contratos de Recobro, garantizando la aplicación de las facturas y el correcto funcionamiento. Soporte para las áreas de Servicio al Cliente en toda la zona norte, garantizando el entrenamiento y correcta aplicación de los procesos donde interactúan estas áreas. Generar informes para seguimiento estadístico de los procesos de operaciones de la sucursal.
Cumplir con las disposiciones contempladas en el documento declaración de colaboradores, manual de ética y manual de cumplimiento penal.
- Formación Académica: Licenciatura en Administración de Empresas, Ingenieria Industrial o carreras afines.
- Formación Complementaria: Manejo de Office. Conocimientos de las políticas y procedimientos de la institución.
- Experiencia: 3 años en posiciones de administradoras de riesgos de salud. Manejo de personal. Manejo de aplicaciones del Sector Salud (no indispensable).
Responsibilities
1.Mantener el flujo regular de la recepción y radicación de los documentos: Verificar la recepción y radicación oportuna de las novedades y solicitudes de afiliación de los clientes, aplicando correctamente las políticas de afiliación, canalizando las devoluciones o los casos de antecedentes médicos, manteniendo un control de las documentaciones. Además de brindar soporte a los usuarios remotos de la empresa.
Radicación de novedades:
- Garantizar la oportuna recepción de las Novedades remitidas por Servicio al Cliente y las emisiones por la Dirección de Beneficios.
- Solicitar a las dependencias correspondientes el envío de las novedades de cada día.
- Ingresar en el sistema las novedades especiales recibidas.
- Verificar las acciones a tomar con las documentaciones recibidas en la Sección, de acuerdo a los datos completados por el cliente.
- Distribuir las solicitudes al personal bajo su cargo y garantizar la correcta validación de los documentos, además de la elegibilidad, según el contrato indicado.
- Garantizar que se realicen a tiempo la entrega de las solicitudes a las diferentes áreas que intervienen en el proceso de validación.
- Remitir diariamente los casos por antecedentes médicos declarados a Servicios Médicos, actualizando el control utilizado para estos casos.
- Garantizar el envío oportuno de las devoluciones y cartas de requisitos por antecedentes médicos.
- Mantener actualizadas las estadísticas de las solicitudes de emisiones, cambio planes, cancelaciones y otros, registrándolas en un reporte diario y remitiéndolas periódicamente a la Gerencia de Afiliaciones.
- Generar las cartas a clientes sobre documentos faltantes en la solicitud inicial.
- Indicar estatus de cancelación de solicitud de afiliación cuando pasado el tiempo establecido el cliente no completa documentación requerida.
- Asignar notas aclaratorias en el sistema a las documentaciones que lo ameriten para dar informaciones objetivas a las dependencias involucradas en el proceso.
- Dar seguimiento a las respuestas pendientes de documentaciones del cliente y a las respuestas del área medica sobre la factibilidad de la afiliación del cliente.
- Actualizar constantemente el módulo de radicaciones.
Calidad de Procesos:
- Contribuir al mantenimiento del índice establecido de calidad en las radicaciones que se procesan en la dependencia
- Mantener el flujo de trabajo diario, para fines de realizar las novedades y emisiones antes de los cortes para facturación.
Soporte Servicio al Cliente:
- Brindar soporte operativo a los usuarios de Servicio al cliente en los modulo de radicaciones para inclusión de sus novedades y emisiones.
- Brindar entrenamiento de todos las implementaciones de proceso nuevos y modificaciones.
2. Emitir y digitar oportunamente las novedades de contratos: Mantener el control de calidad de las emisiones y digitación de las diferentes novedades en los contratos, creando y dando mantenimiento a las nóminas de afiliados de los clientes de ARS Universal.
Emisión:
- Revisar los documentos y condiciones de emisión de los contratos recibidos, de acuerdo a los parámetros establecidos.
- Generar las condiciones particulares de los contratos, con las nuevas tarifas contractuales, verificando que toda la información sea correcta.
- Emisión de los contratos de planes Exclusivo y Exclusivo Plus.
Digitación:
- Digitación de todas las novedades de los contratos, cambios de planes, inclusiones de anexos, re tarificaciones, etc.
- Digitación de afiliados y de novedades de los planes Exclusivo y Exclusivo Plus.
Control de Calidad y Servicio:
- Mantener un excelente control de calidad en los documentos digitados, asegurando la disponibilidad de información confiable para la solución de cualquier inconveniente.
- Mantener el flujo de trabajo diario, para fines de realizar las novedades de los contratos y emisiones antes de los cortes para facturación.
- Detectar errores en los documentos capturados y en las emisiones, aplicando las correcciones de lugar, de acuerdo al tipo de error hallado, para fines de evitar el incremento de notas de crédito y debito en la facturación de los afiliados.
- Dar seguimiento a las novedades de los clientes preferenciales o especiales (EDENORTE, Bahia Principe, Alaver, etc).
- Realizar ajustes manuales a los clientes, facturas y créditos.
3. Garantizar el efectivo desempeño de su equipo de trabajo: Dirigir a su equipo de trabajo hacia el logro de los objetivos establecidos, gestionando las acciones requeridas para el permanente incremento de su capacidad y dedicación.
Dirección de su Equipo de Trabajo
- Acordar con cada miembro de su equipo, el tipo y alcance de su aporte para el logro de los objetivos de la dependencia, estableciendo objetivos específicos.
- Detectar las necesidades de capacitación y desarrollo requeridas por su equipo para viabilizar el logro de los objetivos establecidos, coordinando las actividades de entrenamiento necesarias.
- Garantizar que el personal conozca las políticas y procedimientos del área, realizando sesiones de trabajo.
- Generar en su equipo un sentido de compromiso, mediante el mantenimiento de un adecuado clima laboral.
- Ofrecer soporte al personal a su cargo, en los inconvenientes o interrogantes generadas con los casos de elegibilidad, y de ser necesario, buscar asistencia en condiciones particulares de cada contrato (Contrato/Enmiendas).
Qualifications
- Pensamiento estratégico* 4
- Enfoque en resultados* 4
- Team building* 3.5
- Desarrollo de personas* 3
- Madurez social* 4
- Orientación al servicio* 4.5
- Planeación 4
- Toma de decisiones 4
- Trabajo en equipo 4
- Persuasión 3.5
- Apertura al cambio 4
- Manejo de conflictos 3.5
*: Requerido
