Chargé(e) de Programmes et Admissions – HEC Paris Afrique (CDD 5 mois)

Chargé(e) de Programmes et Admissions – HEC Paris Afrique (CDD 5 mois)

Depuis plus de 140 ans, les collaborateurs d’HEC Paris partagent un esprit d’excellence, de curiosité, et d’audace, qui nous permet d’être leader en matière de recherche et d'enseignement en sciences du management.
Convaincus que la diversité des parcours est une véritable richesse, nous valorisons chaque expérience individuelle et favorisons l’expression de tous les talents au sein de notre Ecole.
Nous attachons une importance particulière à l'épanouissement et au développement professionnels des collaborateurs. C'est pourquoi, dès l’arrivée, nous proposons un accompagnement personnalisé, facilitant l’intégration et l’immersion dans notre environnement multiculturel.
Vous souhaitez participer activement à la mission d'HEC Paris et contribuer à son rayonnement ? Partagez-nous votre parcours en postulant !

Principales missions : 
1. Coordination et delivery des programmes
Assurer l’organisation logistique des programmes de formation (planning, salles, matériel pédagogique, restauration, hébergement des participants internationaux).
Coordonner les interventions des professeurs et la diffusion des supports pédagogiques (syllabus, trombinoscopes, groupes de travail, documents de cours).
Gérer les convocations, listes de présence, évaluations et suivi des travaux des participants.
Veiller à la qualité de l’expérience participant et contribuer à l’amélioration continue des programmes.
2. Recrutement, admissions et relation candidats
Informer, conseiller et accompagner les prospects et candidats tout au long du processus d’admission.
Assurer le suivi administratif des candidatures et les relances nécessaires.
Organiser les entretiens et comités de sélection en lien avec les alumni et les équipes de Paris.
Maintenir une communication régulière avec le service Admissions d’HEC Paris.
3. Développement commercial et relation clients
Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des demandes d’information.
Participer à la promotion des programmes et à l’animation des réunions d’information.
Assurer le suivi des prospects dans le CRM et contribuer à l’atteinte des objectifs de recrutement.
Développer et entretenir les relations avec les participants, les alumni, les entreprises partenaires et les clients.
Participer au suivi des paiements et au recouvrement des frais de formation.
4. Support aux activités du bureau
Assurer le bon fonctionnement administratif du bureau.
Gérer l’agenda du Directeur du Bureau et apporter un soutien à l’organisation de ses activités.
Préparer les missions, déplacements et événements (réservations, visas, logistique, conférences, cocktails, notes de frais).
Assurer le suivi du courrier, des rapports et des documents administratifs.
Clause de flexibilité
Cette description n’est pas limitative et pourra évoluer en fonction des besoins du bureau et de la mise en œuvre de la stratégie d’HEC Paris en Afrique de l’Ouest et en Afrique centrale.

Profil recherché :

• Formation supérieure (Bac+3 à Bac+5) en gestion, commerce, administration, communication, enseignement supérieur ou domaine équivalent.
• Une première expérience  dans la coordination de programmes, la relation clients, les admissions, l'événementiel ou la gestion de projets constitue un atout.
• Excellent sens du service et de la relation client, avec un goût marqué pour l'accompagnement des participants et des candidats.
• Très bonnes capacités d'organisation, de planification et de gestion des priorités, avec la capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Autonomie, sens des responsabilités et capacité à prendre des initiatives dans un environnement exigeant.
• Excellentes qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe avec des interlocuteurs variés (participants, entreprises, professeurs, alumni et équipes HEC Paris).
• Rigueur, fiabilité et sens de la confidentialité.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, notamment Outlook, Excel et PowerPoint). La maîtrise d'un CRM constitue un atout.
• Excellente maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral. La pratique de l'anglais constitue un plus.

Nous recherchons avant tout une personne dynamique, engagée, orientée solutions et dotée d'un véritable sens du service, capable d'évoluer dans une structure à taille humaine où la polyvalence, la réactivité, l'esprit d'équipe et l'esprit d'initiative sont des facteurs clés de réussite.