Responsable CVEC, Expérience et Engagement vie étudiante

Responsable CVEC, Expérience et Engagement vie étudiante

Depuis plus de 140 ans, les collaborateurs d’HEC Paris partagent un esprit d’excellence, de curiosité, et d’audace, qui nous permet d’être leader en matière de recherche et d'enseignement en sciences du management.
Convaincus que la diversité des parcours est une véritable richesse, nous valorisons chaque expérience individuelle et favorisons l’expression de tous les talents au sein de notre Ecole.
Nous attachons une importance particulière à l'épanouissement et au développement professionnels des collaborateurs. C'est pourquoi, dès l’arrivée, nous proposons un accompagnement personnalisé, facilitant l’intégration et l’immersion dans notre environnement multiculturel.
Vous souhaitez participer activement à la mission d'HEC Paris et contribuer à son rayonnement ? Partagez-nous votre parcours en postulant !

La direction de la Vie Etudiante (Student Life) est au cœur de la mission éducative d’HEC et incarne la volonté de l’Institution de proposer un parcours d’apprentissage global, alliant excellence académique, préparation professionnelle et développement personnel. Ainsi, la direction de la Vie Etudiante soutient les étudiants dans leurs engagements, leurs initiatives et leur bien-être, contribuant ainsi à la formation de leaders responsables et épanouis.
Elle regroupe le pôle Activités Etudiantes (Sport, le Clubs Life Office et les Services aux étudiants) et le Bien-être et Inclusion.
Le pôle associatif & évènementiel ou "Clubs Life Office" (CLO) accompagne plus d’une centaine d’associations étudiantes et encadre les évènements. Vous travaillez sous la responsabilité de son Associate Director, en lien avec les équipes académiques, la responsable du budget et les services impliqués dans les projets étudiants.
Missions
Vous accompagnez un portefeuille de clubs et pilotez l’ensemble du dispositif de Contribution de vie étudiante et de campus (CVEC), de la collecte des attestations au suivi du budget et des projets financés. Vous développez les financements, les projets transverses, les relations avec le Crous et contribuez aux projets favorisant la vie étudiante et l’engagement.
Accompagnement des clubs et encadrement des événements étudiants

• Être l’interlocuteur privilégié d’un portefeuille de clubs, accompagner leurs projets, de la création au renouvellement des bureaux et, le cas échéant, à la dissolution.
• Assurer le suivi administratif des clubs, participer à leurs pitchs et accompagner leurs demandes de subventions en lien avec les référents concernés.
• Assurer le suivi et la validation des événements dans les outils dédiés, notamment Airtable, en coordination avec les services de l’école.
• Contribuer à la définition et à l’application du cadre HEC Paris, notamment en matière de sécurité, d’alcool, de prévention et d’inclusion.
• Contribuer aux rentrées, forum des associations et grands temps forts étudiants. Certains événements peuvent nécessiter une présence en soirée, avec adaptation des horaires.
• Faire remonter les besoins étudiants, suivre les indicateurs de son périmètre et améliorer les outils et processus communs.

Gestion administrative et budgétaire de la CVEC

• Organiser la campagne annuelle pour l’ensemble des programmes concernés : calendrier, information des étudiants, collecte et contrôle des attestations, relances et suivi des anomalies, dépôt des listes auprès du Crous dans les délais attendus, lien avec les équipes académiques.
• Construire et piloter le budget prévisionnel annuel, en lien avec la responsable du budget et sous la supervision de l’Associate Director ; suivre les reversements.
• Suivre les dépenses et les versements, vérifier leur éligibilité et leur bonne affectation aux associations et projets retenus, et réunir les justificatifs.
• Établir les bilans financiers et d’activité, renseigner l’enquête annuelle du ministère chargé de l’enseignement supérieur et répondre aux demandes de justification.

Organisation des commissions et accompagnement des projets CVEC

• Organiser les appels à projets et les commissions CVEC : calendrier, communication, réception et instruction des dossiers, analyse des budgets et de l’éligibilité, préparation des décisions, comptes rendus et notification aux porteurs de projets.
• Accompagner les étudiants dans la construction de leurs projets et de leur budget.
• Suivre les projets jusqu’à leur clôture : réalisation effective, respect du budget et du calendrier, collecte des justificatifs et bilans, identification des difficultés et suivi des suites à donner aux projets modifiés ou non réalisés.
• Veiller à la visibilité du soutien de la CVEC dans la communication des projets financés et valoriser leurs résultats auprès des étudiants et de l’établissement.

Relations avec le Crous et développement de projets transverses

• Être l’interlocuteur du Crous pour la CVEC, accompagner les demandes de subventions étudiantes et monter les dossiers de financement de l’établissement, avec suivi des bilans.
• Conduire des projets transverses avec les équipes concernées dans les domaines de la CVEC : prévention, inclusion, sport, culture, intégration et initiatives RSE éligibles.

Engagement étudiant et projet RACE

• Être l’interlocuteur du Student Life auprès des équipes internes, notamment académiques, et des étudiants pour le projet RACE ; relayer les informations et contribuer à sa mise en place au fur et à mesure de son développement

Missions ponctuelles

• Contribuer à l’organisation et l’encadrement du Week-end d’Intégration (WEI).

Profil recherché :

Formation et expérience

• Formation Bac +3/5 en gestion de projet, évènementiel, communication, administration ou équivalent.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral
• Expérience significative en gestion de projets, comprenant suivi budgétaire
• Accompagnement de publics jeunes/étudiants.
• Une expérience auprès de jeunes ou d’étudiants, dans un environnement multiculturel, la vie associative ou l’enseignement supérieur serait appréciée.

Compétences et qualités personnelles

• Excellentes qualités relationnelles, sens de l’écoute et goût du travail en équipe
• Organisation, rigueur, capacité d’analyse et aisance avec les chiffres
• Autonomie, réactivité et capacité à gérer plusieurs projets simultanément
• Capacité à accompagner les étudiants dans leurs projets, à les encadrer dans un environnement dynamique, capacité à appliquer un cadre, gérer des situations sensibles et les conflits avec diplomatie.
• Aisance dans les environnements multiculturels et capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés.
• Bonne capacité de prise de parole en public et bonne expression écrite et orale.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, Airtable ou équivalent).

Avantages

• Plan d’épargne salariale (PEE et PERECO) avec abondement HEC • 8 semaines de congé par an • Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine • Forfait mobilité durable pour les collaborateurs se déplaçant à vélo • un environnement de travail exceptionnel au sein d'un parc arboré • un accès gratuit à la salle de sport (sur le campus), au learning center et aux évènements du Campus • un restaurant d'entreprise • un parking gratuit • des événements d'entreprise tout au long de l'année (conférences, Team days, ...) • CSE : chèques vacances, chèques cadeaux.