Office Administrator

Der Office Administrator ist das Rückgrat des Office Managers im Büro und ermöglicht es dem restlichen Team, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Sie sorgen für reibungslose Büroabläufe, kümmern sich um administrative Aufgaben wie Korrespondenz, Terminplanung, Datenpflege und Telefon- und Empfangsdienste. Sie unterstützen und arbeiten dem Office Manager zu, und übernehmen dabei feste zugewiesene Aufgaben in der Büroverwaltung und unterstützen das Projektmanagement Team bei administrativen Aufgaben, sowie bei der elektronischen Datenerfassung und Ablage. Dabei tragen Sie maßgeblich zu einer effizienten Teamorientierten Arbeitsumgebung bei

Responsibilities

• Aufbewahrung und Verarbeitung nach Anweisung Originaler Unterlagen

  (Archivierungs-Pflicht) betreffend der internen und gesetzlichen Regeln

• Posteingang/ Postausgang und Weiterleitung (Direkt und Email) 

• Telefonzentrale

• Allgemeine Ablageverwaltung (Papier und elektronisch)

• Prüfen und Genehmigung einholen von Eingangsrechnungen 

• Verwalten und organisieren von Bürobedarf / Getränke / Snacks / vorgegebene Werbeartikel 

• Unterstützung bei Planung und Organisation von Events und Seminaren

• Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Reiseplanung, Genehmigung und Buchung 

• Hardware/ IT Verwaltung nach Absprache und Vorgaben

• Hardware/ IT Organisation - und Ausgabe nach Absprache und Vorgabe

• Externe Software Tools in Verwaltung für die allgemeine Anwendung bei Hill

• Installation Neuer- und Ersatz Laptops mit der IT zusammen remote organisieren 

• Unterstützung bei Bedarf Büroorganisation Berlin, Wien, Hamburg, Düsseldorf

• Unterstützung der International angelegten Buchhaltung 

  • Weiterleitung von eingegangenem Schriftverkehr

    Ggf. Übersetzungshilfe

  • Eingangsrechnungen hochladen, beschriften, prüfen und Genehmigung einholen

  • Zahlungsaufforderungen und Mahnungen prüfen, ggf. mit der Buchhaltung abstimmen

  • Ein- und Ausgangszahlungen nachweisen

  • Prüfung Reisekosten nach Lohn- und USt Recht sowie interner Richtlinien

  • Teilweise Prüfung von Zeitnachweisen

Qualifications

n Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (von Vorteil)

n Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

n Sie haben erste Erfahrungen in einer administrativen Position oder einer vergleichbaren Rolle

n Sind sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und moderner Bürokommunikationstechnik

n Sind ein Organisationstalent und üben sich Detailgenauigkeit und strukturierte Arbeitsweise

n Haben eine gute Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten

n Sind zuverlässig, teamfähig und flexibel

#LI-DS1