Adjointe administrative

Responsibilities

• Assurer l’accueil des visiteurs et tenir le registre à jour (MK Descartes)
• Répondre aux appels entrants
• Effectuer des réquisitions à la demande de l’équipe de production (Oracle)
• Traiter le courrier et les courriels entrants et sortants et préparer les documents pour l’envoi postal (poste régulière, envois par messagers)
• Effectuer de la traduction pour des présentations et des formations à l’interne
• Établir et maintenir un système de classement efficace
• Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau
• Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des articles promotionnels (faire des recherches et demander des soumissions)
• Offrir un soutien administratif aux différents services, principalement aux ressources humaines :
  • Effectuer la rédaction et la publication de descriptions de tâches pour les postes à pourvoir (Indeed)
    • Effectuer des entrevues téléphoniques auprès de candidats potentiels et les convoquer en entrevue
    • Participer à l’accueil des nouveaux employés 
    • Création, émission et suivi des cartes d’accès (Kantech)
    • Effectuer l’entrée de données de divers documents pour la formation des employés
    • Offrir un support lors de l’organisation d’activités corporatives

• S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées

• Respecte les valeurs et le code d’éthique de l’entreprise

• Respecte les programmes d’environnement, de santé et de sécurité de l’entreprise

Qualifications

• Bilinguisme essentiel (français, anglais)

• Très bonne connaissance de la suite MS Office, notamment avec Outlook afin d’organiser des réunions en présentiel ou par TEAMS, gestion des disponibilités, effectuer des réservations de salles

• Aisance avec les outils informatiques et les périphériques (facilité à apprendre de nouveaux logiciels, utilisation d’imprimantes, de numériseurs et de systèmes téléphoniques)

• Soutien au recrutement (affichage de postes, appels de présélection, prise de rendez-vous, suivi des candidatures)

• Capacité de rédaction professionnelle (demandes internes et externes, courriels)

• Accueil physique et téléphonique (filtrage des appels, gestion des visites, représentation professionnelle de l’entreprise)

• Discrétion, débrouillardise, autonomie, initiative et soucis du détail