Grants Officer

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Au Burkina Faso, l’IRC a démarré ses activités en avril 2019 à Djibo par une réponse d’urgence EHA/WASH, puis a progressivement étendu ses programmes à la protection, la santé, la nutrition, le relèvement économique et le développement, ainsi qu’à des initiatives de participation communautaire et redevabilité. L’IRC travaille aux côtés des populations affectées y compris les personnes déplacées internes (PDI) et les communautés hôtes pour améliorer l’accès à des services essentiels, en coordination avec les acteurs concernés.

L’IRC dispose d’un bureau principal à Ouagadougou et de sites opérationnels à Ouahigouya (Yaadga) & Fada N’Gourma (Gourma).

Pour renforcer son équipe programme, IRC Burkina recrute, un/e Grants Officer base/e à Ouagadougou.

L’IRC promeut un environnement de travail respectueux, inclusif et conforme aux principes humanitaires (humanité, neutralité, impartialité, indépendance) et aux normes de sauvegarde et de redevabilité.

OBJECTIFS DU POSTE/PRINCIPALE RESPONSABILITÉ

Sous la supervision directe du Sr Manager Grants, le/la Grants Officer appuie l'équipe de programme dans la gestion quotidienne du portefeuille de subventions : établissement des rapports donateurs et internes, tenue des dossiers et outils de suivi, organisation des réunions régulières sur les subventions, et appui à la conformité avec les exigences spécifiques de chaque bailleur.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

Système de gestion des subventions·      

• Développer et tenir à jour les outils de gestion des subventions (trackers de financement, calendriers de rapports, modèles) et s'assurer que l'équipe connaît les échéances ;
• Appuyer l'équipe programme/opérations et le Sr Grants Manager dans la préparation, le suivi et, sur demande, la facilitation des réunions de cycle de projet ;
• Appuyer la production de rapports donateurs de haute qualité et soumis dans les délais ;
• Appuyer et participer à la préparation des visites de suivi externes, examens, audits et évaluations inter-sites ;
• Tenir des fichiers électroniques et papier à jour pour chaque projet financé par subvention, à des fins de suivi et de Reporting ;
• Effectuer des contrôles de conformité de routine sur les programmes financés par subvention ;
• Appuyer les leads sectoriels et les chefs de projets dans le suivi budgétaire trimestriel des projets, en lien étroit avec l'équipe finance et l’équipe partenariat ;
• Participer aux réunions internes de suivi afin de s'assurer que chaque subvention progresse comme prévu, et signaler tout problème à l'équipe subventions.

Documentation des résultats et rapports

• Valoriser les résultats programmatiques et opérationnels de l'IRC à des fins de communication, de positionnement et de levée de fonds, y compris le suivi des performances passées, des publications et des visites donateurs ;·
• Participer aux revues et évaluations trimestrielles de programme pour documenter systématiquement les bonnes pratiques et leçons apprises, et les diffuser via un système centralisé;
• Avec les équipes programme et opérations, et sous la supervision du Sr Grants Manager, mettre en place des systèmes assurant la transmission ponctuelle des rapports aux donateurs, clarifier les exigences des bailleurs auprès du personnel, et réviser certaines sections de rapports si nécessaire.

Communication·   

• Vérifier, avec l'appui du Sr Grants Manager et du Manager Communication la conformité du matériel de visibilité produits par IRC et les partenaires aux règles des bailleurs ;

Partenariat et Autre tâches

• Participer à l’évaluation des capacités des partenaires actuels et potentiels ;
• Répondre aux questions de conformité des partenaires de mise en œuvre tout au long du cycle de mise en œuvre du projet ;
• Suivre la revue et à la consolidation des rapports soumis par les partenaires et archiver les versions draft et finale sur Box ;
• Soutenir la participation et la représentation des partenaires aux réunions de gestion du cycle de projet (PCM) ;
• Assurer la mise à jour régulière des outils de suivi des partenariats (Trackers, Monitoring plan, etc) ;
• À la demande du Sr Grants Manager, effectuer toute autre tâche contribuant à l'efficacité du département et d’IRC Burkina Faso.

PRINCIPALES RELATIONS DE TRAVAIL

Superviseur hiérarchique : Sr Manager Grants

Position sous supervision directe :  RAS

Indirect Reporting : Managers techniques des programmes, Communication

Autres contacts :   Internes : Staff IRC Externes :   Les partenaires IRC

QUALIFICATIONS REQUISES/ PROFIL RECHERCHE

Qualifications

• Titulaire d’un diplôme de Licence (BAC+3) au minimum en économie, affaires et développement internationales, politique et relations internationales ou dans un domaine pertinent ;

Expériences, Compétences Techniques & Aptitudes Personnelles

• 1 à 2 ans d'expérience dans la gestion de subventions humanitaires en environnement multi-donateurs et multisectoriel ;
• Expérience avérée dans un rôle de coordination interdépartementale et capacité à communiquer avec un large éventail de parties prenantes en équilibrant leurs priorités ;
• Très bonne expérience dans l'élaboration de propositions de financement ;
• Compétences en rédaction et compilation de rapports donateurs, y compris la coordination des contributions de divers partenaires et la préparation de documents complexes impliquant plusieurs départements ;
• Très bonne connaissance des exigences de conformité institutionnelle des donateurs requise ; la connaissance des exigences des bailleurs institutionnels, les bailleurs privés et les agences des Nations Unies ; DOS (Department of State), ECHO, GFFO, Union Européenne et le Sahel Regional Fund constituent un avantage particulier ;
• Compétences exceptionnelles de planification et d'organisation ; capacité à prioriser et suivre plusieurs activités et échéances simultanément, et à travailler sous pression tout en livrant les résultats attendus ;
• Bonne capacite de communication, de rédaction et d'édition en anglais et en français requises ; capacité à rédiger et réviser des documents détaillés destinés aux donateurs avec un minimum de supervision ;
• Excellentes compétences en MS Office et en outils d'intelligence artificielle ;
• Responsabilité, honnêteté et grand sens de responsabilité ;
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe ;
• Candidatures féminines fortement encouragées.

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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