DESCRIPTION SOMMAIRE
L’adjoint(e), Soutien administratif fournit des services administratifs qui peuvent inclure la mise à jour, l’archivage et la protection des dossiers, la préparation de documents ainsi que les services de réception.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Accueillir les visiteurs et prendre charge des documents / colis déposés à la réception ;
- Répondre aux appels acheminés par le numéro général de Keolis ;
- Offrir un soutien administratif au comité de direction, aux directeurs et à leurs activités ;
- Supporter la gestion administrative des achats : réquisitions, bons de commandes, réception, enregistrement de factures (saisie dans le système comptable) ;
- Gérer la réception, la distribution ainsi que l’envoi du courrier ;
- Archiver et protéger la confidentialité des dossiers placés sous sa responsabilité ;
- Effectuer les commandes de fournitures de bureau ;
- Préparer des documents tels que des procès-verbaux, présentation PowerPoint, communiqués, etc. ;
- Supporter la gestion administrative de l’outil Concur/AMEX et des cartes d’affaires ;
- Coordonner les aspects administratifs et logistiques de divers projets ;
- Maintenir le registre d’accès employés des sites via le système Kanteck ;
- Maintenir à jour le bottin téléphonique employés / fournisseurs (attribution de poste, composition abrégée et no de cellulaires) ;
- Suivi et mise à jour du registre des permis d’exploitation (renouvellement, etc.) ;
- Toutes autres tâches connexes.
EXIGENCES DU POSTE
Le ou la titulaire du poste doit :
- Détenir un DEC en technique administrative ou AEC, DEP en secrétariat, ou tout autre diplôme d’études dans une discipline pertinente joint à une expérience professionnelle significative dans un poste semblable;
- Posséder au moins 5 ans d’expérience en soutien administratif idéalement dans le secteur de l’immobilier ou financier;
- Posséder une grande autonomie, être méthodique, organisé, polyvalent, responsable, intègre et posséder un solide sens de l’initiative et de l’apprentissage;
- Pouvoir travailler dans un domaine où les exigences en matière de sécurité, de satisfaction du client, de performance opérationnelle et organisationnelle sont très élevées;
- Maîtriser parfaitement le français et avoir une solide connaissance de l’anglais;
- Très bonne maitrise du logiciel EXCEL, se révéler à l’aise dans l’apprentissage et l’usage de logiciels/systèmes informatiques et concepts de planification, d’organisation du travail et de gestion et suivi administratif;
- La connaissance de Dynamics AX est un atout;
- Maintenir une saine relation et collaboration avec tous les intervenants;
- Travail en présentiel 4 jours du lundi au jeudi et vendredi en télétravail.
