Logistics Coordinator/Coordonnateur ou coordonnatrice de la logistique (Calgary)

Overview

This position is responsible for managing and coordinating activities between the Main Distribution Center (MDC), Branch Service Center (BSC), and Local Distribution Center (LDC) as necessary. The key role involves auditing, coordinating transportation requirements on time, and validating all activities on a timely basis. The role includes various support functions within logistics, requiring warehouse work as required. The also involving cording between logistics and Service/Admin.

Summary of Key Responsibilities: 

• Audit Key Reports Measures: Cut-Off Testing, JSOX compliance, Bill Due listing review and actions, and Special Handling of Key Account Requests.
• Coordinate with Service, Admin, and third-party logistics service providers regarding on-time delivery to the client.
• Perform inventory counts, research inventory variance and conduct inventory record corrections and maintenance. Use the post-mortem outcomes of the Cycle count to correct and improve processes.
• Perform an audit on the Pick / Pack / Ship documents to ensure the accuracy of the fulfillment center and provide possible solutions to issues that arise from audits.
• Support the True-Blue Program with communications and reporting.
• Prepare freight comparison data for Vendor Negotiations.
• Support in the Audit of Freight invoices
• Guide the Warehouse Assistant in shipping documentation, damage claims process, and workflows required.
• Maintain cycle count schedules and perform regular stock audits.

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Ce poste est responsable de la gestion et de la coordination des activités entre le centre de distribution principal (MDC), le centre de services de succursale (BSC) et le centre de distribution local (LDC), selon les besoins. Le rôle principal consiste à effectuer des audits, à coordonner les exigences de transport dans les délais requis et à valider l'ensemble des activités de manière opportune. Ce rôle comprend diverses fonctions de soutien au sein de la logistique, ce qui nécessite d'effectuer du travail en entrepôt au besoin. Il implique également d'assurer la coordination entre l'équipe de la logistique et les équipes des services et de l'administration.Résumé des responsabilités clés (Summary of Key Responsibilities)

• Auditer les rapports de mesures clés : effectuer les tests de délimitation des périodes (cut-off testing), assurer la conformité JSOX, examiner et traiter la liste des factures à échoir (Bill Due listing), et assurer le traitement spécial des demandes des grands comptes.
• Coordonner les activités avec les services, l'administration et les fournisseurs de services logistiques tiers afin de garantir des livraisons à temps aux clients.
• Effectuer les décomptes d'inventaire, analyser les écarts de stock et procéder à la correction ainsi qu'à la tenue à jour des registres d'inventaire. Utiliser les résultats de l'analyse post-mortem des inventaires cycliques pour corriger et améliorer les processus.
• Auditer les documents de cueillette, d'emballage et d'expédition (Pick / Pack / Ship) afin de garantir l'exactitude du centre de traitement des commandes, et proposer des solutions aux problèmes soulevés lors de ces audits.
• Soutenir le programme « True-Blue » par le biais de communications et de rapports.
• Préparer les données comparatives sur le fret en vue des négociations avec les fournisseurs.
• Soutenir l'audit des factures de transport.
• Guider l'adjoint ou l'adjointe d'entrepôt  concernant la documentation d'expédition, le processus de réclamation pour dommages et les flux de travail requis.
• Maintenir les calendriers d'inventaire cyclique et effectuer des audits réguliers des stocks.

Responsibilities

Returned Equipment Processing

• Ensure that the products physically received correspond with the documentation.

• Matching central unit with accessories

• Verify that the batches indicated on the paperwork are correct.

• Arrange shop/field inspections by technicians for incoming equipment.

• Enter accurate inventory records in SAP, including meter read results.

• Label devices with appropriate color-coded labels.

• Conduct freight auditing as a key responsibility.

BSC Outbound Delivery

• Locate warehouse equipment required for delivery.

• Arrange technicians to prepare equipment for delivery to customers.

• Ensure mainframe and accessories correspond to documentation.

• Perform Post Goods Issue (PGI) and update web scheduler with order/delivery details as management requires.

• Provide paperwork and coordinate with transport carriers to ensure on-time delivery.

Monthly Cycle Count and Semi-Annual Physical Inventory Processes

• Perform cycle and physical counts as directed.

• Enter count results in SAP, research variance and request postings.

• Conduct diagnostics regarding inventory results and implement corrective actions.

• Provide explanations for additional quantities and generate PI forms as needed.

• Ensure the Warehouse Manager reviews signed count sheets before posting.

BSC Inventory/Serial Number Management

• Perform inventory record corrections and research as requested.

• Download weekly inventory reports to verify meter read results and accessory attachments - configuration

• Perform batch movements based on requests and audit results.

• Update meter reads and technical notes in SAP when necessary.

Logistics Functions, Coordination, Regional Freight Quotation, and Billing

• Review, verify, and approve carrier invoices.

• Provide quotes for moves, returns, and deliveries.

• Review ‘bill due list’ orders and ensure deliveries are complete and web scheduler is updated.

• Ensure orders are billed and track all deliveries on the web scheduler.

• Submit B30 (write-off/destroy inventory) requests and perform PGI. Obtain destruction certificate to complete B30 processes

• Receive SAP inventory inbound from US MDC when required.

Reporting and Auditing Responsibilities

• Comprehensive Reporting: Prepare detailed reports on logistics operations, including inventory levels, transportation efficiency, and compliance with regulatory standards. Prepare reports to support other departments and improve overall process, such as bill-due report, Consignment report, CUST HOLD report, LSE CO OWN report, THOLD report, etc.

• Audit Compliance: Conduct regular audits to ensure adherence to internal controls and external regulations, including JSOX compliance.

• Data Analysis: Analyze audit results to identify trends, discrepancies, and areas for improvement. Based on these findings, implement corrective actions.

• Performance Metrics: Develop and track key performance indicators (KPIs) to measure logistics operations' effectiveness and identify optimization opportunities.

• Risk Management: Identify potential risks in logistics processes and develop strategies to mitigate them. Ensure all audit findings are addressed promptly.

• Stakeholder Communication: Communicate audit results and recommendations to senior management and other stakeholders. Provide actionable insights to support decision-making.

OTHER DUTIES/PROJECTS

• Engage in additional projects as assigned.

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Traitement des équipements retournés

• S’assurer que les produits reçus physiquement correspondent à la documentation.
• Associer l’unité centrale avec ses accessoires.
• Vérifier l’exactitude des numéros de lot indiqués sur les documents.
• Organiser l’inspection des équipements entrants en atelier ou sur le terrain par les techniciens.
• Saisir des données d’inventaire exactes dans SAP, y compris les relevés de compteurs.
• Étiqueter les appareils à l'aide des étiquettes à code couleur appropriées.
• Effectuer l’audit du fret à titre de responsabilité clé.

Expéditions sortantes du BSC

• Localiser l'équipement en entrepôt requis pour la livraison.
• Coordonner le travail des techniciens pour préparer l’équipement à être livré aux clients.
• S’assurer que l’unité centrale et les accessoires correspondent à la documentation.
• Effectuer la sortie de marchandises (PGI) et mettre à jour le planificateur Web avec les détails de la commande et de la livraison, selon les exigences de la direction.
• Fournir les documents requis et coordonner les activités avec les transporteurs afin de garantir des livraisons à temps.

Processus d’inventaire cyclique mensuel et d’inventaire physique semestriel

• Effectuer les comptages cycliques et physiques conformément aux directives reçues.
• Saisir les résultats de comptage dans SAP, analyser les écarts et demander la comptabilisation des ajustements.
• Poser des diagnostics concernant les écarts d'inventaire et mettre en œuvre des mesures correctives.
• Fournir des explications pour les quantités excédentaires et générer les formulaires d’inventaire physique au besoin.
• S’assurer que le directeur d'entrepôt vérifie et signe les feuilles de comptage avant la comptabilisation.

Gestion des stocks et des numéros de série du BSC

• Effectuer les corrections et les recherches requises dans les registres d'inventaire.
• Télécharger les rapports d'inventaire hebdomadaires pour vérifier les relevés de compteurs et les accessoires rattachés (configuration).
• Effectuer les transferts de lots en fonction des demandes et des résultats d’audits.
• Mettre à jour les relevés de compteurs et les notes techniques dans SAP lorsque nécessaire.

Fonctions logistiques, coordination, cotation du fret régional et facturation

• Examiner, vérifier et approuver les factures des transporteurs.
• Fournir des estimations de coûts (soumissions) pour les déménagements, les retours et les livraisons.
• Examiner les commandes de la liste des factures à échoir (bill due list), s’assurer que les livraisons sont complétées et que le planificateur Web est mis à jour.
• S’assurer que les commandes sont facturées et faire le suivi de toutes les livraisons sur le planificateur Web.
• Soumettre les demandes B30 (radier/détruire des stocks) et effectuer la sortie de marchandises (PGI). Obtenir le certificat de destruction pour clore les processus B30.
• Réceptionner dans SAP les stocks entrants en provenance du MDC des États-Unis, le cas échéant.

Responsabilités en matière de rapports et d'audits

• Rapports complets : préparer des rapports détaillés sur les opérations logistiques, notamment sur les niveaux de stock, l’efficacité du transport et la conformité aux normes réglementaires. Préparer des rapports pour soutenir d’autres départements et améliorer le processus global (rapport des factures à échoir, rapport de consignation, rapport CUST HOLD, rapport LSE CO OWN, rapport THOLD, etc.).
• Conformité aux audits : mener des audits réguliers pour garantir le respect des contrôles internes et des réglementations externes, y compris la conformité JSOX.
• Analyse des données : analyser les résultats d’audits afin d'identifier les tendances, les écarts et les points à améliorer. Mettre en œuvre des mesures correctives d'après ces constatations.
• Indicateurs de rendement : élaborer et suivre des indicateurs de rendement clés (KPI) afin de mesurer l’efficacité des opérations logistiques et de repérer les occasions d’optimisation.
• Gestion des risques : cerner les risques potentiels au sein des processus logistiques et élaborer des stratégies pour les atténuer. Veiller à ce que toutes les constatations d’audits soient traitées rapidement.
• Communication avec les parties prenantes : communiquer les résultats d’audits et les recommandations à la haute direction ainsi qu’aux autres parties prenantes. Fournir des perspectives concrètes pour appuyer la prise de décision.

AUTRES TÂCHES ET PROJETS

• Participer à des projets supplémentaires selon les besoins

Qualifications

• SAP user experience is an asset.

• Proficiency in Microsoft Office is essential.

• Strong troubleshooting skills and attention to detail.

• Ability to communicate effectively at various organizational levels preferred.

• Project management skills are a plus.

• Minimum high school diploma required.

Position Reports to: Logistics Management Team

About Us

This posting reflects an existing vacancy that we are actively recruiting for.

Cette annonce correspond à un poste actuellement vacant pour lequel nous recrutons activement.

About Konica Minolta

Konica Minolta Business Solutions' (Konica Minolta) journey started more than 150 years ago, with a vision to see and do things differently. The company partners with clients to Give Shape to Ideas by supporting their digital transformation through its expansive Intelligent Connected Workplace portfolio. Its business technology offerings include IT Services, intelligent information management, video security solutions and managed print services, as well as office technology and industrial and commercial print solutions. 2025 marks Konica Minolta’s 20th anniversary in production print, for which it celebrates "20 Years of Excellence, Innovation and Impact,” and continues to lead the way in digital commercial printing. This year also commemorates 20 years of Konica Minolta’s bizhub brand. Over the past two decades, the bizhub series has revolutionized office technology and redefined how businesses operate. It has continuously evolved to meet the needs of modern workplaces, fueled by advances in technology and a commitment to innovation. Konica Minolta is proud to be ranked on the Forbes 2025 America's Best Large Employers list, included on CRN’s MSP 500 list numerous times; recognized as the #1 Brand for Customer Loyalty in the MFP Office Copier Market by Brand Keys for eighteen consecutive years and presented with Keypoint Intelligence’s BLI 2025 and 2021 A3 Line of The Year and BLI 2021-2023 Most Color Consistent A3 Brand Awards for its bizhub One i-Series. For more information, please visit Konica Minolta online and follow it on Facebook, YouTube, LinkedIn and Twitter.

Konica Minolta operates on a North American Shared Services model, which aligns cross-border priorities and enhances delivery to its field organization. This combines service functions in the U.S. and Canada, ultimately providing more resources to support areas such as sales administration, logistics and supply chain, marketing, product planning, finance, IT, HR and legal.

Au sujet de Konica Minolta

Solutions d’affaires Konica Minolta (Konica Minolta) a entamé son parcours il y a plus de 150 ans, avec la volonté de voir et de faire les choses autrement. Elle fait équipe avec ses clients pour donner forme à leurs idées en appuyant leur transformation numérique grâce à un riche portefeuille de solutions pour un milieu de travail connecté et futé. Parmi ses technologies d’affaires, on retrouve des services de TI, la gestion intelligente de l’information, des solutions de sécurité vidéo et des services d’impression gérés ainsi que des technologies de bureau et des solutions d’impression industrielle et commerciale. L’année 2025 marque le 20e anniversaire de l’entrée de Konica Minolta dans le marché de l’impression de production; l’entreprise souligne « 20 années d’excellence, d’innovation et de résultats » tout en continuant d’être une figure de proue dans l’impression numérique commerciale. C’est aussi l’année où la marque bizhub de Konica Minolta célèbre ses 20 ans, au cours desquels la gamme a révolutionné la technologie de bureau, redéfini les processus des entreprises, et évolué continuellement pour répondre aux besoins des milieux de travail modernes, mue par les avancées technologiques et la volonté d’innover. Konica Minolta est fière de faire partie du palmarès 2025 des meilleurs grands employeurs d’Amérique de Forbes, d’avoir figuré à plusieurs reprises au palmarès CRN des 500 fournisseurs de services gérés, d’avoir été nommée la marque numéro un en matière de fidélité des clients sur le marché des appareils de bureau multifonctions par Brand Keys pendant 18 années consécutives, et de s’être vue décerner les prix BLI « A3 Line of the Year » 2021 et 2025 et « Most Colour Consistent A3 Brand » 2021-2023 de Keypoint Intelligence pour sa gamme bizhub One i-Series. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de Konica Minolta et suivez l’entreprise sur Facebook, YouTube, LinkedIn et Twitter.

Konica Minolta fonctionne selon un modèle de services partagés nord-américain qui permet d’harmoniser les priorités transfrontalières et d’améliorer la prestation de services aux organisations opérationnelles. Le modèle combine des fonctions de service américaine et canadienne afin d’offrir davantage de ressources aux services de soutien comme l’administration des ventes, la logistique et la chaîne d’approvisionnement, le marketing, la planification des produits, la finance, les TI, les RH et les services juridiques.

Salary Disclaimer

Konica Minolta is committed to transparent and equitable compensation practices. Our pay structure is designed to support employee growth, allowing individuals to progress through the salary range as they advance in their role. Actual base pay offered will vary based on a candidate’s skills, experience, job‑related knowledge, geographic location, and specific business needs.

Salaire- A titre indicatif  

Konica Minolta s'engage en faveur de pratiques de rémunération transparentes et équitables. Notre structure salariale est conçue pour soutenir la croissance des employés, permettant aux individus de progresser dans la fourchette salariale au fur et à mesure de leur progression. Le salaire de base réel proposé variera en fonction des compétences, de l'expérience, des connaissances liées au poste, de la localisation géographique et des besoins spécifiques de l'entreprise du candidat.

AI Disclosure 

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Mention d'utilisation de l'IA

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EOE Statement

Konica Minolta is an equal opportunity and affirmative action employer. We consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, creed, national origin, sex, pregnancy, age, sexual orientation, transgender status, gender identity, disability, alienage or citizenship status, marital status or partnership status, genetic information, veteran status or any other characteristic protected under applicable law.

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Déclaration sur l’égalité des chances :

Konica Minolta est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et de l’action positive. Nous considérons tous les candidats qualifiés pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de croyance, d'origine nationale, de sexe, de grossesse, d'âge, d'orientation sexuelle, de statut de personne transgenre, d'identité de genre, de handicap, d'aliénation ou de citoyenneté, d'état civil ou de partenariat, d'informations génétiques, de statut de vétéran ou de toute autre caractéristique protégée par les lois applicables

Solutions d’affaires Konica Minolta (Canada) Ltée. est un employeur d'opportunité égale.