Office Support Assistant

Om onze groeiende organisatie in Gent te ondersteunen, zijn we op zoek naar een Office Support Assistant die energie haalt uit een veelzijdige hands-on rol binnen een dynamische werkomgeving. In deze rol help je mee om onze dagelijkse kantoorwerking vlot te laten verlopen door administratieve expertise, organisatorische vaardigheden en een servicegerichte mindset te combineren.

Wat mag je verwachten?

Als Office Support Assistant speel je een belangrijke rol in het creëren van een verwelkomende, efficiënte en goed georganiseerde werkomgeving. Je bent een centraal aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en externe partners en coördineert een brede waaier aan administratieve, logistieke en office support activiteiten.

Je bent verantwoordelijk voor;

• Office & Administratieve Ondersteuning: Je biedt end-to-end administratieve ondersteuning voor verschillende teams binnen de organisatie. Je beheert gedeelde supportmailboxen, coördineert vergaderlogistiek, ondersteunt reisarrangementen en helpt medewerkers met administratieve vragen en systemen. Je zorgt ervoor dat aanvragen correct, professioneel en tijdig worden afgehandeld.
• Front Office & Visitor Management: Je bent één van de eerste aanspreekpunten voor medewerkers, bezoekers en externe partners. Je ontvangt gasten op een professionele manier, coördineert bezoekersaanvragen, beheert inkomende telefoons en draagt bij aan een positieve bezoekerservaring.
• Eventcoördinatie: Je ondersteunt de organisatie van interne meetings, global leadership visits, teambuildings, medewerkersactiviteiten en bedrijfsevenementen. Van het opvragen van offertes en coördineren van leveranciers tot het regelen van catering, locaties, transport en promotiemateriaal: jij zorgt ervoor dat alles vlot verloopt van begin tot einde.
• Sita Access & Employee Support: Je coördineert toegangsaanvragen, badgebeheer, parkeerregistraties, shuttle-aanvragen en andere toegangsgerelateerde activiteiten. Je zorgt ervoor dat aanvragen volgens de interne procedures worden verwerkt en biedt medewerkers ondersteuning bij administratieve systemen en processen.
• Kantoor beheer & Facility Support: Je beheert kantoorbenodigdheden, voorraad van materialen, postverwerking etc. 

Naar wie zijn we op zoek? 

Opleiding 

• Minimaal een bachelordiploma of gelijkgesteld door ervaring.

Ervaring

• Minimaal drie jaar ervaring in een administratieve funcite binnen office suppport, customer service, front office of een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Ervaring met Microsoft-Office programma’s, waaronder Outlook, Excel, Word en Teams.
• Ervaring met het opmaken van purchase orders en programma’s zoals SAP en Concur zijn een grote plus.

Talen

• Vlotte beheersing van het Nederlands en Engels, zowel schriftelijk als mondeling.

Sterktes

• Je bent sterk georganiseerd en in staat om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren. Wanneer er last-minute wijzigingen optreden blijf je kalm en oplossingsgericht.
• Je bent toegankelijk, servicegericht en haalt er energie uit om anderen verder te helpen. 
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en voelt je comfortabel in de samenwerking met stakeholders op alle verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Je bent proactief, neemt graag initiatief en neemt ownership voor jouw taken en resultaten.

Wat wij jou bieden? 

• Een betekenisvolle job in binnen een groeiend bedrijf. 
• Een goede work-life balance binnen een 40u werkweek van maandag tot vrijdag.
• Een ondersteunende en innovatieve werkomgeving. Wij waarderen en moedigen leren en persoonlijke ontwikkeling aan. 
• De kans om samen te werken met mensen van over de hele wereld.
• Een contract van onbepaalde duur en een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met heel wat extralegale voordelen, zoals extra wettelijke vakantiedagen, maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekering, dubbel vakantiegeld, een eindejaars- en prestatiebonus.
• Veel leuke en informele evenementen.

Over Legend Biotech

Legend Biotech is een wereldwijd biotechnologiebedrijf dat zicht toelegt op het ontwikkelen, produceren en commercialiseren van innovatieve en levensreddende celtherapieën, waaronder behandelingen voor hardnekkige ziekten zoals kanker. 

Sinds onze oprichting in 2014 in Somerset, New Jersey, zijn we uitgegroeid tot een bedrijf met meer dan 2400 medewerkers in zes productie-eenheden wereldwijd. 

In Gent richten we ons op de productie van onze geavanceerde CAR-T-therapie voor de behandeling van multipel myeloom, in samenwerking met Johnson & Johnson.