Oficial de logística y compras - Tibú Norte de Santander.

OFICIAL DE LOGÍSTICA Y COMPRAS – TIBÚ NORTE DE SANTANDER

Descripción de la posición
Ubicación: Tibú – Norte de Santander, con viajes a los municipios de intervención.
Tipo de contrato: Jornada completa, indefinido.
Nivel salarial: Nivel IV.

Sobre Mercy Corps
Mercy Corps es un líder global en la organización impulsado por la convicción de que un mundo mejor es posible. En desastre, en penurias, en más de 40 países alrededor del mundo, nos asociamos para poner soluciones audaces en acción — ayudar a la gente a triunfar sobre la adversidad y construir comunidades más fuertes desde dentro. Ahora, y para el futuro.

En Colombia hemos trabajado desde 2005 en 17 departamentos, creando alianzas y oportunidades con el sector público, privado y la sociedad civil con innovación, impacto e influencia a través de diferentes programas. Bajo diferentes líneas de acción y soluciones duraderas como la atención humanitaria integral a personas afectadas por el conflicto o los desastres naturales; la mediación de conflictos por la tierra, las mujeres rurales y las cadenas agrícolas productivas, la educación y protección de niños, niñas y jóvenes en riesgo; desarrollo económico inclusivo, atención humanitaria de emergencia, resiliencia y en función de la construcción de paz en Colombia.

Resumen del Programa/Departamento
Mercy Corps implementa el programa Protierra Catatumbo el cual apoyará a familias rurales de Tibú, El Tarra y Sardinata, entre 2023 y 2030 y es financiado por la Fundación Howard G. Buffett, dirigida a construir una economía rural vibrante en la región, promoviendo los medios de vida y una economía campesina sostenible, ampliando los derechos sobre la tierra, sustituyendo las economías ilícitas e ilegalizadas y fortaleciendo la economía solidaria, la transformación agropecuaria y el acceso a mercados competitivos con pagos justos para 4.800 pequeños agricultores.

Este programa se ejecutará en coordinación con la Agencia Nacional de Tierras Agencia, la Unidad de Restitución de Tierras, la Agencia de Renovación del Territorio y el SENA, contribuyendo a la implementación de los Acuerdos de Paz y al PDET Catatumbo. Además, con estrecho trabajo con las Alcaldías de Tibú, El Tarra y Sardinata, las Juntas de Acción Comunal y las organizaciones de productores, campesinas y étnicas para construir el camino hacia la Paz en el Catatumbo.

Resumen de Posición General

El/la Oficial de Logística y Compras es responsable de garantizar la gestión eficiente, oportuna y transparente de los procesos logísticos y de adquisición de bienes y servicios para los programas y operaciones de Mercy Corps en Tibú, Norte de Santander. Su función principal es asegurar que los materiales, suministros y servicios requeridos lleguen a tiempo, cumplan con los estándares de calidad, en conformidad con las políticas y procedimientos logísticos de Mercy Corps.

Este rol abarca todas las etapas de la cadena de suministro: desde la planificación de compras, la selección y negociación con proveedores, la recepción y verificación de productos, hasta el control de inventarios, almacenamiento y despacho de productos. Igualmente, implica un acompañamiento logístico continuo que garantice la trazabilidad, el registro adecuado de la información y la satisfacción de las áreas solicitantes.

El/la Oficial trabajará en estrecha coordinación con los equipos de programas, finanzas, administración y trabajo articulado con proveedores, promoviendo la eficiencia operativa, el cumplimiento de políticas y procedimientos de Mercy Corps y la integridad en todas las transacciones. Además, deberá velar por el cumplimiento de las políticas ide logística y adquisiciones de Mercy Corps, y contribuir activamente al fortalecimiento de los procesos internos, la rendición de cuentas y la mejora continua.

Responsabilidades Esenciales del Trabajo ESTRATEGIA Y VISIÓN
• Reconocer las oportunidades para acciones innovadoras y crear un entorno en el que puntos de vista alternativos son bienvenidas.
• Priorizar y organizar acciones y recursos para lograr objetivos y contribuir a la estrategia nacional de desarrollo.
• Desarrollar y organizar actividades que aseguren recursos para el área de compras y logística y convencer a las partes interesadas para que brinden apoyo.

GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO Y LOGÍSTICA
• Cumplir con las políticas y estándares de Mercy Corps y procesos programáticos, financieros, administrativos, compras, logísticos, recursos humanos, y de seguridad.
• Gestionar los espacios de entregas de insumos y especies para el programa
• Acompañar los alistamientos y entrega de insumos de proveedores
• Validar que las NBR (Notas de bienes recibidos) se encuentre correctamente diligenciadas para ser entregadas a la especialista logística
• Apoyar los procesos de entrega a participantes en los diferentes corregimiento, veredas y municipios de intervención
• Apoyar al especialista logístico en el desarrollo de la actividades operativas y administrativas
• Realizar seguimiento a las entregas a participantes Vs OP
• Apoyar los espacios de logística en cuanto entrega, cargue y descargue
• Gestionar los procesos de compra que le sean asignados
• Apoyar en la búsqueda de espacio de almacenamiento para las respectivas entregas.
• Apoyar los procesos de adquisición, inventario, recepción, almacenamiento (protección), despacho y contabilidad de los materiales del programa.
• Asistir los inventarios de acuerdo con seguimiento de stocks y bodegas, generando alertas a tiempo para la emisión de pedidos.
• Apoyar y trabajar articuladamente con los oficiales de compra y el especialista logístico para los alistamientos de los productos desde las bodegas de los proveedores junto con la validación de las herramientas necesarias para manipular materiales, equipo de pesaje, y embalaje.
• Acompañar la salida y llegada de vehículos a los respectivos puntos de entrega, coordinando con el programa la entrega en la fecha y hora acordada.
• Apoyar validaciones diarias de inventario y preparar informes sobre la cantidad y calidad de los productos recibidos/despachados junto con los controles respectivos de existencias cuando sean requeridos.
• Informar de manera inmediata las novedades, daños, devoluciones o diferencia en las unidades de medida de “recepción” (recibida) y “emisión” (enviada), analizando razones y motivo de la situación presentada al especialista logístico y coordinador de operaciones.
• Validar que la documentación se encuentre de forma precisa y transparente de acuerdo con las actividades del almacén correspondiente.
• Dar soporte en cuanto verificar que los documentos verificaciones se encuentren completos
• Verificar el ingreso y salidas de mercancía cotejando la verificación de inventarios y órdenes de pedido emitidas por Mercy Corps.
• Acompañar las entregas en terreno a los participantes cuando sea requerido por parte del programa, apoyando la gestión de entrega y validaciones.
• Garantizar que las políticas y formatos de adquisición y bodegas de Mercy Corps se cumplan (política de administración de almacenes de campo.)
• Garantizar el correcto funcionamiento de las herramientas y tableros de control del área (Estado de procesos, Templates)
• Apoyar al especialista bdr logística y / o coordinador de operaciones en informes mensual, semestral y anual del programa referente a los procesos logísticos.
• Apoyar el desarrollo de la matriz de riesgo correspondiente a los proveedores de la regional.

GESTIÓN DE COMPRAS

• Preparar la documentación requerida de procesos de compras, contratación de servicios hasta finalizar el proceso de acuerdo con la política de compras.
• Realizar los procesos de contratación en cuanto umbrales, micro compra, compras pequeñas y gestión con el acompañamiento de la Gerencia de compras de los procesos de licitación estándar, de acuerdo con el manual de compras de Mercy Corps.
• Garantizar el proceso de liquidación de contratos con sus respectivos documentos de cierre.
• Asegurar que las actividades de adquisición de Mercy Corps sean legales, eficientes y confiables, justas y transparentes.
• Hacer cumplir el uso apropiado de los topes de adquisiciones y los procedimientos de aprobación.
• Asistir al programa y al personal operativo en reuniones regulares de planificación de adquisiciones
• Revisar y retroalimentar SC y términos de referencia - licitaciones
• Identificar proveedores potenciales locales, corregimentales y veredales.
• Solicitar, clasificar y analizar cotizaciones y ofertas del mercado para socializarlas con las diferentes áreas según la necesidad de acuerdo con las políticas y formatos de Mercy Corps.

GESTIÓN DE EQUIPO
• Apoyar en las actividades de rendición de cuentas, comunicar las expectativas y proporcionar información constructiva de manera formal e informal con reuniones periódicas de uno a uno y revisiones de rendimiento.
• Crear y mantener un ambiente de trabajo de respeto mutuo donde los miembros del equipo se esfuerzan por lograr la excelencia. Contratar, orientar y dirigir a los miembros del equipo según sea necesario.
• Ayudar a los miembros del equipo con información, herramientas y recursos para mejorar el rendimiento y alcanzar objetivos comunes.
• Asegurar el cumplimiento de las normas y políticas de almacenes de Mercy Corps
• Orientar, hacer seguimiento y coordinar con los miembros del equipo y proveedores locales según sea necesario.
• Ser propositivo, tener capacidad para trabajar tanto individualmente como en equipo.
• Afrontar con ánimo y buena disposición cualquier otra tarea que le sea asignadas para el efectivo desarrollo del Programa

ADMINISTRACIÓN DE FINANZAS Y CUMPLIMIENTO DE NORMAS
• Asegurar el cumplimiento de las normas de los donantes y Mercy Corps relacionadas con el programa.
• Tener una comprensión clara y profunda de las políticas, procedimientos y formatos de finanzas de Mercy Corps

INFLUENCIA Y REPRESENTACIÓN
• Identificar, construir y administrar alianzas de colaboración con el equipo, proveedores, socios, consorciados y otras partes interesadas.
• Comunicar con eficacia para asegurar que se cumplan los objetivos generales del área y las obligaciones de los donantes.

LA SEGURIDAD
• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos y políticas de seguridad según lo determinado por el liderazgo de los países.
• Asegurar proactivamente que los miembros del equipo operan en un entorno seguro y son conscientes de las políticas.
• Participar activamente en las actividades y cumplir con las responsabilidades como empleado con el SG-SST (Sistema de Gestión, Salud y Seguridad en el Trabajo)
• Ser responsable de la aplicación de los protocolos de seguridad para la protección de los equipos a cargo y participantes del programa, de acuerdo con las recomendaciones por parte de Mercy Corps.
• Coordinar los envíos de productos y materiales con el área de seguridad, garantizando acceso a zonas, estado de vías, información geográfica y demás relevante para la eficiencia y éxito de las entregas en los municipios.

LA RENDICIÓN DE CUENTAS A LOS BENEFICIARIOS
• Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps apoyen todos los esfuerzos hacia la rendición de cuentas, específicamente a nuestros beneficiarios y a las normas internacionales que guían el trabajo internacional de socorro y desarrollo, mientras participan activamente en las comunidades beneficiarias como socios iguales en el diseño, seguimiento y evaluación de nuestros proyectos de campo.
• Apoyar y dar respuesta en los requerimientos del mecanismo de rendición de cuentas – CARM del programa.
• Se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional y respeten las leyes locales, las costumbres y las políticas, procedimientos y valores de Mercy Corps en todo momento y en todos los lugares del país.

Responsabilidad de supervisión: N/A
Responsabilidad, Informes directamente a: Especialista logístico- Coordinador de Operaciones- Gerencia de compras y Sub-Gerencia de programa.
Trabaja directamente con: Equipos de compras, programas, finanzas, administración y programas.

Responsabilidad ante los participantes y las partes interesadas
Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps apoyen todos los esfuerzos hacia la rendición de cuentas, específicamente a los participantes de nuestro programa, socios comunitarios, otras partes interesadas y a los estándares internacionales que guían el trabajo de ayuda y desarrollo internacional.
Estamos comprometidos a involucrar activamente a las comunidades como socios iguales en el diseño, monitoreo y evaluación de nuestros proyectos de campo.

Conocimiento y Experiencia
• Profesional áreas administrativas, logística, económicas, financieras, ingeniería o afines.
• Homologable con 2 (dos) años de experiencia en logística agropecuaria o de programas de sostenibilidad alimentaria.
• Dos (2) años de experiencia demostrable en cargos de logística, cuyas funciones estén relacionadas con la operación de la cadena de suministro recepción, almacenamiento y despacho de productos.
• Dos (2) años de gestión de inventarios y/o de bodegas especialmente con enfoque de grandes superficies de todos los sectores (deseable mercado agropecuario), software de inventarios y documentos de soporte.
• Conocimiento en gestión de transporte de mercancías a nivel nacional y local.
• Conocimiento básico en presupuestación y análisis de costos.
• Buen manejo de Excel y herramientas de Microsoft Office.
• Capacidad para gestionar múltiples solicitudes y priorizar tareas de forma eficiente.
• Conocimiento de los estándares de Esfera y otra capacitación en respuesta humanitaria (deseable)
• Conocimiento de regulaciones y estándares relevantes en sectores como la agroindustria y agropecuario relacionadas con la seguridad alimentaria, transporte y almacenamiento de productos. (especies menores, insumos agropecuarios, fertilizantes y semillas, entre otros)

Factores de éxito
• Excelente sentido del juicio.
• Fuertes habilidades de organización.
• Habilidad para realizar múltiples tareas y procesar información en acción.
• Comprender claramente la ética de las adquisiciones y el cumplimiento por políticas y protocolos, esencial.
• Capacidad de trabajar efectivamente con una amplia variedad de personas.
• Capacidad de interactuar efectivamente con el personal internacional y nacional.
• Capacidad de trabajar como parte de un equipo y coordinar con el equipo del proyecto.

Aprendizaje Continuo
Como parte de nuestro compromiso con el aprendizaje organizacional y en apoyo de nuestro entendimiento de que las organizaciones de aprendizaje son más efectivas, eficientes y relevantes para las comunidades a las que sirven, empoderamos a todos los miembros del equipo para que dediquen 5% de su tiempo a actividades de aprendizaje que promuevan su crecimiento y desarrollo personal y / o profesional.

Diversidad, equidad e inclusión
Lograr nuestra misión comienza con la forma en que construimos nuestro equipo y trabajamos juntos. A través de nuestro compromiso de enriquecer nuestra organización con personas de diferentes orígenes, creencias, antecedentes y formas de pensar, podemos aprovechar mejor el poder colectivo de nuestros equipos y resolver los desafíos más complejos del mundo. Nos esforzamos por una cultura de confianza y respeto, donde todos aporten sus perspectivas y su autenticidad, alcancen su potencial como individuos y equipos, y colaboren para hacer el mejor trabajo de sus vidas.

Reconocemos que la diversidad y la inclusión no se logran de la noche a la mañana, y estamos comprometidos con aprender, escuchar y evolucionar para ser más diversos, equitativos e inclusivos de lo que somos hoy.

Igualdad de Oportunidades en el Empleo

Mercy Corps ofrece igualdad de oportunidades y no tolera la discriminación por ningún motivo. Buscamos de forma activa a personas con diversidad de conocimientos, perspectivas y habilidades para poder ser colectivamente más fuertes y tener un impacto global sostenido.
Estamos comprometidos a proporcionar un entorno de respeto y seguridad psicológica en el que todas las oportunidades de empleo estén disponibles para todos. No participamos ni toleramos la discriminación por motivos de raza, color de piel, identidad de género, expresión de género, religión, edad, orientación sexual, origen nacional o étnico, discapacidad (incluido el estado de VIH /SIDA), estado civil, estado de veterano militar o cualquier otro grupo protegido en las ubicaciones donde trabajamos.

Salvaguardia y ética

Mercy Corps se compromete a garantizar que todas las personas con las que entramos en contacto a través de nuestro trabajo ya sean miembros del equipo, miembros de la comunidad, participantes en programas u otros, sean tratadas con respeto y dignidad. Estamos comprometidos con los principios básicos relativos a la prevención de la explotación y el abuso sexuales establecidos por el secretario general de las Naciones Unidas y el Comité Permanente entre Organismos (IASC). Además, hemos suscrito el Plan Interinstitucional de Divulgación de Conductas Indebidas. Al solicitar este puesto, el candidato confirma que no ha infringido anteriormente la política de la empresa en materia de conducta sexual indebida, explotación y abusos sexuales, protección de menores o trata de seres humanos. No toleraremos el abuso de menores, la explotación sexual, el abuso o el acoso ni por parte de los miembros de nuestro equipo ni hacia ellos. Como parte de nuestro compromiso con un entorno de trabajo seguro e inclusivo, se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional, respeten las leyes y costumbres locales y se adhieran a las políticas y valores del Código de Conducta de Mercy Corps en todo momento. Los miembros del equipo deben realizar los cursos de aprendizaje electrónico obligatorios sobre el Código de Conducta al ser contratados y anualmente.

Como candidato, si es testigo o experimenta cualquier forma de conducta sexual inapropiada durante el proceso de contratación, notifíquelo a la Línea Directa de Integridad de Mercy Corps ([email protected]).