Agent, agente, Assistance au public

Temps complet - Permanent - 35 h 

L'OACIQ 

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi. L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.  

Sommaire du poste 

Relevant de la directrice, Service d’assistance au public, le titulaire de ce poste assume le rôle d’agent à l’administration de l’ensemble des dossiers à traiter au sein du Service. L’agent se voit confier la charge de toutes les tâches administratives nécessaires au traitement des dossiers.

Responsabilités clés

• Faire des demandes de renseignements et de documents auprès de différents intervenants et en assurer le suivi;
  
• Effectuer des entrées de données ainsi que le traitement administratif des documents;
  
• Effectuer la gestion électronique des documents;
  
• Ouvrir, traiter et répartir le courrier, les télécopies et les courriels;
  
• Produire différentes lettres en utilisant les gabarits existants;
  
• Effectuer des recherches sur différentes plateformes;
  
• Prendre les appels téléphoniques de divers intervenants à l’occasion.

Note : cette description contient les éléments caractéristiques nécessaires à l'identification du poste mais ne constitue pas une énumération limitative des tâches à accomplir

Connaissance et formation

• DEP en secrétariat ou expérience équivalente;
• Maîtrise du français et bonne compréhension de l'anglais;
• Bonne connaissance de l'informatique (Word, Excel, Outlook et bases de données);
• Expérience dans le domaine juridique (un atout).

Expérience minimale requise

• 2 à 4 ans d’expérience pertinente

Habiletés et aptitudes essentielles

• Vérifier l'exactitude et la conformité des informations et documents traités afin d'assurer un travail fiable dans les dossiers administratifs courants.
• Organiser et prioriser les tâches et suivis liés aux dossiers courants afin de respecter les échéances et d'assurer leur traitement efficace. 
• Prendre en charge les demandes courantes des différents intervenants et assurer les suivis requis, en sollicitant du soutien lorsque la situation dépasse son champ d’intervention. 
• Utiliser avec autonomie les outils numériques, bases de données et plateformes nécessaires au traitement, à la recherche et à la gestion électronique des informations. 
• Traiter les informations et documents avec intégrité et confidentialité dans le respect des règles établies, en reconnaissant les situations nécessitant une validation. 

Bureau du syndic et du Service d'assistance au public

Ce poste est au sein du Bureau du syndic et du Service d’assistance au public lesquels font partie de la Vice-présidence Encadrement et Relations gouvernementales (Bureau du syndic et Assistance au public).

Le Service d’assistance au public doit aviser le syndic dès qu’il a des motifs raisonnables de croire qu’une infraction à la Loi sur le courtage immobilier a été commise par un courtier ou une agence, y compris par son administrateur ou son dirigeant. Le syndic a alors pour fonction de faire enquête et de déterminer s’il y a lieu de déposer une plainte disciplinaire devant le comité de discipline de l’OACIQ.

Le syndic recommande l’imposition de sanctions dissuasives et exemplaires afin d’assurer la protection du public. Lorsqu’une personne désire formuler une plainte contre un titulaire de permis de courtage immobilier délivré par l’Organisme, généralement après avoir fait part de sa situation à un agent du centre de renseignements Info OACIQ, le Service d’assistance au public prend la relève. Un responsable de ce service examine la nature de la plainte, identifie et effectue le traitement à lui accorder, puis accompagne le plaignant tout au long du processus.

Ce que vous avez à gagner en joignant notre belle organisation : 

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes qui nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions. 

• Des occasions de développement professionnel avec des possibilités de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et un accès à la mobilité interne. 
• Santé et bien-être : journées de mieux-être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym, vestiaires et douches sur place, groupes d’activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d’aménagements. 
• Une rémunération globale compétitive et alignée sur le marché. 
• Une large gamme d’avantages sociaux compétitifs, incluant des assurances collectives, un programme collectif d'épargne retraite, un programme d’aide aux employés), et le remboursement de vos cotisations professionnelles. 
• Un espace de travail moderne et convivial (grand espace lunch, table de billard, etc.). 

Pour en apprendre davantage sur les possibilités de carrière ainsi que les avantages offerts par l'OACIQ, visitez notre page carrière

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.