Assistant(e)s

Responsabilités principales 

Appui administratif et opérationnel

• Fournir aux responsables et aux équipes un appui de qualité sur les plans administratif et opérationnel, ainsi que de la coordination.
• Rédiger, réviser et mettre en forme de la correspondance, des rapports, des exposés et d’autres documents internes.
• Gérer des informations, des dossiers et de la documentation, en veillant à leur exactitude, à leur confidentialité et au respect des procédures de l’Organisation.
• Utiliser efficacement des outils de bureautique et de collaboration numérique à l’appui des objectifs de l’équipe.

Planification et organisation

• Faciliter la planification et la coordination des réunions et préparer les ordres du jour, organiser la logistique et assurer un suivi en temps voulu des actions et des résultats attendus.
• Assurer le suivi des priorités et des activités et gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement marqué par un rythme soutenu.
• Contribuer à l’amélioration des processus et au bon fonctionnement de l’équipe ou de la Direction d’affectation.

Relations avec les parties prenantes et communication

• Développer et entretenir des relations de travail efficaces avec les parties prenantes internes et externes.
• Faciliter la communication et la circulation de l’information entre les équipes et les différents niveaux de l’Organisation.
• Apporter un soutien adapté aux besoins et axé sur le client, en traitant les demandes avec professionnalisme et efficacité.

Ressources et soutien logistique

• Coordonner l’organisation des déplacements et les besoins logistiques connexes, en tant que de besoin.
• Prêter son concours à l’administration des contrats, aux activités liées aux achats et au suivi budgétaire, conformément aux politiques et aux procédures de l’OCDE.

Professionnalisme et discrétion

• Faire preuve de discernement, de discrétion et de professionnalisme dans le traitement d’informations sensibles ou confidentielles.
• Agir de façon proactive, dans une démarche axée sur la recherche de solutions, et être capable de travailler de manière autonome dans un environnement multiculturel et collaboratif.

Domaines de spécialisation :

• Assistant(e)s de direction – Apporter un soutien à de hauts responsables en s’occupant de la gestion du calendrier, de la correspondance, des contacts avec les parties prenantes, de la coordination des déplacements et des activités du bureau de la direction.
• Assistant(e)s administratif(ve)s – Faciliter l’exécution des tâches de l’équipe et/ou des activités de l’Organisation en assurant la coordination administrative, la gestion des dossiers, le soutien financier, la communication ainsi que l’organisation des réunions, missions, conférences et autres manifestations.

Profil idéal 

Formation

• Bon niveau d’instruction secondaire, de préférence dans un domaine d’études en lien avec l’administration.
• Une formation en gestion administrative ou en qualité de secrétaire/assistant(e) constituerait un avantage.

Expérience professionnelle

• Au moins un an d’expérience pertinente en matière de soutien administratif ou opérationnel ou d’appui à la direction, notamment en ce qui concerne la préparation de documents, la correspondance, la gestion de dossiers et le suivi des affaires courantes.
• Expérience de l’appui aux réunions, aux missions, à l’organisation des déplacements, aux manifestations ou à d’autres activités logistiques.
• Expérience de la collaboration avec des collègues, des responsables et diverses parties prenantes, dans un esprit d’ouverture, de professionnalisme et de service.
• Une expérience professionnelle acquise dans un environnement international ou multiculturel serait souhaitable.

Compétences techniques

• Solides compétences en matière de rédaction, de révision, de mise en forme et de production de documents.
• Sens aigu de l’organisation et du détail, et capacité à gérer les priorités, les délais et les actions de suivi.
• Bonnes compétences de coordination pour ce qui concerne les réunions, les missions, les manifestations, l’organisation des déplacements et la logistique connexe.
• Très bon sens de la communication et des relations humaines.
• Aptitude à gérer des dossiers, des bases de données et des informations confidentielles avec discrétion et discernement.
• Bonne connaissance des procédures administratives et financières, ainsi que de celles relatives aux achats, aux déplacements, aux réunions ou à l’organisation de manifestations.
• Compétences en résolution de problèmes et volonté de se familiariser avec les systèmes et les nouvelles procédures de l’Organisation.

Outils

• Excellente connaissance et solide expérience de l’utilisation des applications de Microsoft 365 (Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Maîtrise avérée de l’IA, notamment utilisation efficace et responsable d’outils fondés sur l’IA, par exemple Copilot, et aptitude à se familiariser rapidement avec de nouvelles technologies et applications logicielles et à s’y adapter.

Compétences clés

• Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.

Langues

• Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue, que la personne retenue s’engage à porter à un bon niveau.
• Pour certains postes, la connaissance d’autres langues serait un atout.

Date de clôture 

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 18 Novembre 2026 à 23 h 59 (heure de Paris). 

Durée du contrat

• Le type d’engagement (à durée déterminée ou indéterminée) sera décidé en fonction des besoins de la Direction et sera confirmé dans l’offre d’emploi qui sera communiquée à chaque personne retenue.

Ce qu’offre l’OCDE

• En fonction du grade auquel la personne est jugée admissible, salaire mensuel de base à partir de 3 878.08  EUR (GA3) ou 4 502.33 EUR (GA4), plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, exonérés d’impôt sur le revenu en France. Cliquez ici pour consulter notre Simulateur de rémunération et d’indemnités.
• Cliquez ici pour consulter les Statut, règlement et instructions applicables aux agents de l’OCDE. Veuillez noter que toute personne nommée agent(e) à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
• Le grade auquel la personne est jugée apte à être recrutée sera déterminé sur la base d’une évaluation complète de ses qualifications, de son expérience professionnelle et de ses résultats aux diverses étapes du processus de sélection.

Processus de sélection 

Pour les candidats retenus, le processus de sélection pourra comprendre :

• Test d’aptitude

Les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s à passer un test d’aptitude. Ce test comprendra des activités conçues pour évaluer les capacités cognitives, comme la résolution de problèmes, ainsi que la compréhension de la lecture, les compétences à l’écrit et les compétences transférables requises pour la fonction d’assistant(e).  Veuillez vous référer aux lignes directrices relatives au test d’aptitude pour une aide à la préparation.

• Entretien vidéo

Les candidat(e)s retenu(e)s à l’issue de cette phase de sélection pourront être invité(e)s à passer un entretien vidéo pour évaluer leur aptitude générale à occuper un poste d’assistant(e) à l’OCDE.

• Entretien avec un jury

L’entretien avec un jury prendra la forme d’un entretien fondée sur les compétences, pour évaluer à la fois les compétences clés de l’OCDE et les compétences techniques recherchées pour le poste.

• Liste de réserve (Groupe A)

À l’issue de l’entretien avec un jury, les candidat(e)s retenu(e)s seront jugé(e)s admissibles et placé(e)s sur une liste de réserve (groupe A) pendant 24 mois, période au cours de laquelle les candidatures pourront être prises en compte en fonction des besoins de l’Organisation. Les personnes inscrites sur la liste de réserve pourront être contactées ultérieurement en vue de faire un entretien avec le Directorat et d’évaluer si elles répondent toujours à certains critères.

Nous examinons les candidatures selon un processus continu ; pour cette raison, nous vous conseillons de soumettre votre candidature avant la date de clôture. Nous encourageons vivement les candidat(e)s à surveiller leur boîte de réception, y compris les dossiers de messages indésirables, pour se tenir informé(e)s de l’état d’avancement de leur candidature. 

Ce processus de recrutement vise à constituer un vivier pour répondre aux besoins potentiels de personnel dans l’ensemble de l’OCDE, conformément aux Statut, Règlement et Instructions applicables aux agents de l’Organisation, et est donc ouvert uniquement aux ressortissantes et ressortissants des pays membres de l’OCDE. Les directions, programmes, entités hébergées et organes affiliés bénéficiant de dispositions spécifiques permettant la nomination de ressortissantes et ressortissants de pays non membres peuvent recruter du personnel par des procédures distinctes ou au titre de demandes de recrutement spécifiques.

Dans le cadre de sa politique d'égalité des chances, l'OCDE encourage les candidatures qualifiées, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, leurs opinions ou croyances, leur genre, leur orientation sexuelle, leur état de santé ou de handicap.

L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.