Administrateur des feuilles de temps - Timecard administrator

À propos de SMARDT

En tant que pionnier mondial de la technologie des refroidisseurs centrifuges sans huile, avec une gamme croissante de solutions de gestion thermique, Smardt s'engage à fournir des systèmes à haut rendement et économes en énergie aux industries, aux promoteurs immobiliers, aux établissements de santé et aux centres éducatifs du monde entier. Nous exploitons des sites de production aux États-Unis, au Canada, en Allemagne, en Chine et en Australie, avec une équipe de plus de 900 employés. En mettant l'accent sur la fiabilité, la performance et la responsabilité environnementale, Smardt continue de redéfinir les normes du secteur grâce à une ingénierie de pointe et à son engagement en faveur d'un avenir plus durable.

SMARDT poursuit l’expansion de ses activités en Amérique du Nord et est à la recherche d’un(e) Administrateur(trice) des feuilles de temps à fort impact afin de gérer et maintenir à jour les systèmes et processus de feuilles de temps, en soutien aux besoins opérationnels, de production et de service après-vente.

Principales responsabilités

1. Administration des dossiers de temps

• Examiner, valider et traiter les feuilles de temps des employés.
• Assurer le suivi précis des présences, incluant les heures régulières, les heures supplémentaires, les absences et les vacances.

2. Résolution des anomalies de pointage

• Analyser et corriger les écarts ou erreurs dans les feuilles de temps.
• Collaborer avec les employés et les gestionnaires afin d’obtenir les approbations et corrections nécessaires.

3. Soutien au traitement de la paie

• Veiller à l’exactitude des données de temps et à leur transmission dans les délais requis pour la paie.

4. Conformité et intégrité des données

• Assurer le respect des politiques internes et des réglementations applicables.
• Garantir la confidentialité et l’exactitude des dossiers des employés.

5. Rapports et soutien administratif

• Produire des rapports de présence et d’heures supplémentaires.
• Suggérer des améliorations visant à optimiser l’efficacité, la précision et l’expérience utilisateur des systèmes de gestion du temps.

6. Soutien aux fonctions de réception et administratives

• Assurer la réception, notamment en répondant aux appels, en accueillant les visiteurs et en traitant les demandes d’information.
• Apporter un soutien aux activités administratives, incluant la planification, la saisie de données et les tâches générales de bureau.
• Contribuer au bon fonctionnement quotidien du bureau en maintenant des dossiers et une documentation bien organisés.

Profil Recherché

• Une formation pertinente ou une certification en paie, en gestion du temps et des présences ou en administration de bureau constitue un atout.
• De 1 à 3 ans d’expérience en gestion du temps, en administration de la paie, en gestion de la main-d’œuvre ou dans un rôle administratif connexe.
• Expérience dans le traitement et la vérification des feuilles de temps et des dossiers de présence des employés.
• Expérience avec des systèmes de gestion du temps et des présences.
• Expérience dans la résolution des écarts de pointage et dans le maintien de dossiers employés exacts.
• Maîtrise de Microsoft Excel et des autres applications de la suite Microsoft Office pour la saisie de données, la production de rapports et la gestion documentaire.

Ce qui rend ce poste unique

• Salaires compétitifs
• Prestations (médicales, dentaires) payées à 100 %
• REER avec contribution de l'employeur jusqu'à 6 %
• Soins de santé virtuels TELUS avec accès 24h/7j
• Une équipe dynamique et une entreprise à fort potentiel de croissance
• Événements d'entreprise et activités de consolidation d’équipe
• Formation continue et opportunité de développement professionnel
• Grâce à notre partenariat avec OPUS, vous pouvez économiser sur vos déplacements quotidiens. 

Les candidats doivent se soumettre à une vérification de leurs antécédents judiciaires et de leurs références avant d'être embauchés.

La capacité de communiquer en français avec notre équipe au Québec est importante.

Nous travaillons dans un environnement multiculturel et international, de solides compétences en anglais sont également requises pour interagir avec nos fournisseurs et notre équipe internationale.

Égalité des chances en matière d’emploi

SMARDT Air est un employeur qui respecte pleinement l’égalité des chances. Nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif et diversifié et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons, notamment, sans s’y limiter, en ce qui concerne la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’origine nationale, l’âge, le handicap, le statut d’immigration ou toute autre caractéristique protégée par la loi.

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About SMARDT 

As a global pioneer in oil-free centrifugal chiller technology with an expanding portfolio of thermal management solutions, Smardt is dedicated to delivering high-efficiency and energy-saving systems for industries, real estate developments, health care and educational centers worldwide. We operate manufacturing facilities in the US, Canada, Germany, China, and Australia, with a team of over 900 employees. With a focus on reliability, performance, and environmental stewardship, Smardt continues to redefine industry standards through advanced engineering and a commitment to a more sustainable future.

What We’re Looking For

Smardt is seeking a detail-oriented and dependable Timecard Administrator with experience in timekeeping and administrative support. The ideal candidate is committed to accuracy, confidentiality, and efficiency, with a proven ability to manage timekeeping records, support payroll processes, and collaborate effectively in a fast-paced environment.

What You'll Do:

1. Administers Timekeeping Records 

• Reviews, validates, and processes employee timecards.
• Maintains accurate attendance records, including regular hours, overtime, absences, and vacation.

2. Resolves Timekeeping Issues 

• Investigates and corrects timecard discrepancies.
• Works with employees and supervisors to obtain required approvals and corrections.

3. Supports Payroll Processing

• Works with employees and supervisors to obtain required approvals and corrections.

4. Maintains Compliance and Data Integrity 

• Ensures adherence to company policies and applicable regulations.
• Maintains confidentiality and accuracy of employee records.

5. Provides Reporting and Administrative Support

• Generate attendance and overtime reports.
• Recommends enhancements to improve efficiency, accuracy, and user experience within timekeeping systems. 

6. Supports Reception and Administrative Functions 

• Provides reception coverage, including answering phones, greeting visitors and responding to inquiries.
• Assists with scheduling, data entry and general administrative support.
• Supports daily office operations and maintains organized records and documentation.

Essential requirements:

• Relevant training or certification in payroll, time and attendance systems, or office administration is an asset.
• 1–3 years of experience in timekeeping, payroll administration, workforce administration, or a related administrative role.
• Experience processing and reviewing employee timecards and attendance records.
• Experience working with time and attendance management systems.
• Experience in resolving timekeeping discrepancies and maintaining accurate employee records.
• Experience using Microsoft Excel and other Microsoft Office applications for data entry, reporting, and record management.

What We Offer:

• Competitive salary
• 100% employer-paid medical and dental benefits
• Retirement savings plan with employer contributions up to 6%
• TELUS Virtual Health Care with 24/7 access 
• Dynamic team within a high-growth company
• Company events and team-building activities
• Ongoing training and professional development opportunities
• Through our partnership with OPUS, you can save on your daily commute. 

Candidates will be required to undergo a background and reference check prior to hiring.

The ability to communicate in French with our Quebec team is important.We operate in a multicultural and international environment, so strong English skills are also required to collaborate effectively with our suppliers and global team.

Please note that Smardt does not accept unsolicited resumes from recruiters or employment agencies. In the absence of a signed Services Agreement with agency/recruiter, we will not consider or agree to payment of any referral compensation or recruiter fee.

Equal Employment Opportunity

SMARDT is a proud equal opportunity employer. We are committed to creating an inclusive and diverse workplace and welcome applications from individuals of all backgrounds, including but not limited to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity or expression, national origin, age, disability, immigration status, or any other characteristic protected by law.

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