Informations générales
Organisme de rattachement
Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.Référence
2026-1387Niveau facultaire / inter-facultaire
Directions inter-facultaires
Description du poste
Versant
Fonction Publique de l'Etat
Catégorie (DGAFP)
A (cadre)
Corps
ASI
Domaine / métier
04 - Catégorie A - Assistant ingénieur (ASI) - J - Gestion et Pilotage - Assistant-e en gestion administrative
Nature de l'emploi
Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Statut du poste
Vacant
Intitulé du poste
Chargé de l'assistance fonctionnelle et du paramétrage du Système d'Informations Etudiant F/H
Présentation de la structure recruteuse
La Direction de la Formation tout au long de la vie (DFTLV) appuie la définition de la politique de l'établissement en matière de formation tout au long de la vie et de vie étudiante, au niveau national comme international. Elle a en charge l'appui expert et la coordination de la mise en œuvre de la politique de formation et de vie étudiante ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Elle assure notamment les relation s avec les ministères et les établissements partenaires, tout comme la coordination des enquêtes et indicateurs et leur fiabilisation, en lien avec la direction chargée de l'aide au pilotage. Elle assure la veille réglementaire et sa diffusion au sein des facultés, ainsi que la mise en cohérence de l'instruction des recours et du précontentieux.
La DFTLV comprend 4 thématiques : "Formation et scolarité", "Vie étudiante", "International" et "Formation continue".
Le pôle "Formation initiale" coordonne la mise en œuvre de la politique de formation de l'établissement ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Il assure également les relations avec les ministères et les établissements partenaires.
Description du poste
La personne en charge de l’assistance fonctionnelle du SIE exercera ses missions, sous la responsabilité hiérarchique du chef de pôle FI et fonctionnelle de la coordinatrice et de la responsable SI Études et formation au sein du pôle Formation initiale de la DFTLV.
Elle travaillera en collaboration étroite avec les services SIE facultaires ainsi que la direction des systèmes d’information (DSI) de Sorbonne Université.
Son activité se situe dans le cadre d’une démarche qualité globale au sein de la DFTLV.
CDD de 12 mois, renouvelable.
Missions principales :
Paramétrages des opérations annuelles :
- Participer au paramétrage des référentiels des applications utilisées en scolarité, Apogée principalement
- Participer à l’implémentation de l’offre de formation dans les outils SI Formation en lien avec les facultés
- Participer au paramétrage des droits d’inscriptions et webservices associés
- Participer au paramétrage des diplômes et leurs modèles en adéquation avec les référentiels du ministère
- Participer au paramétrage et tests des applications préalables à l’ouverture des opérations d’inscriptions en lien avec les facultés et la DSI
- En lien avec les directions concernées, participer aux périodes biannuelles de régularisations
- Participer à la modélisation des maquettes de formation
Conception, assistance et conseil / Participation aux évolutions du SI Formation :
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du SI Formation
- Contrôler la qualité des données saisies dans les applications du SI Formation et transmettre aux services SIE facultaires dans le cadre de phases de correction
- Aider à l’identification et l’analyse des difficultés fonctionnelles rencontrées par les facultés ; en lien avec la DSI, proposer des solutions à partir des besoins métiers
- Accompagner les utilisateurs dans la prise en main des applications et leur pratique des applications Formation (Accompagner, former et assister)
- Participer à la rédaction de la documentation utilisateurs et élaborer des supports techniques et en assurer leur mise à jour régulière
- Assurer la hotline sur les outils utilisés et apporter son aide aux différentes parties prenantes
- Dans le domaine Scolarité, participer au plan de formations (PAF) des personnels de Sorbonne Université (animer des sessions de formation ; rédiger les supports techniques y afférant)
- En lien étroit avec le chef de projet, participer activement au projet pour l’étude et la mise en œuvre de l’application PEGASE
Bilans, veille et réseaux :
- Participer aux réunions du réseau réunissant l'ensemble des scolarités des composantes et la DSI
- Organiser le partage de bonnes pratiques auprès des différents acteurs facultaires
- Participer à la production de bilans et d'enquêtes ; élaborer et renseigner des tableaux de bords liés à son activité
- Alimenter l'espace de ressources en ligne et le mettre à jour
- Participer aux réunions de l'Amue
Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles)
Connaissances transversales requises :
- Connaissance des méthodes d’accompagnement au changement
- Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement des universités
Savoir-faire :
- Conduite de réunion
- Connaissance du travail en mode projet
- Conception de tableaux de bord
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser ses activités
- Prévention et gestion des conflits ou situations sensibles
- Savoir réguler des dysfonctionnements
- Maîtrise des outils de gestion et de communication informatiques
- Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire, une note et une synthèse
- Connaitre les techniques de communication
- Capacité à interagir avec les autres directions
- Maitrise de Business Object et Excel fortement recommandé
Savoir-être :
- Excellent relationnel et sens du travail en équipe
- Sens des responsabilités et de l’initiative
- Esprit de synthèse, sens de l’analyse
- Disponibilité, réactivité et respect des cadres
- Adaptabilité et autonomie
- Logique et rigueur
- Sens du service public
- Confidentialité
Durée du contrat (mois)
12 mois renouvelable
Quotité
Temps plein
Informations complémentaires
Encadrement
Non
Télétravail possible
Oui
Conditions d'exercice
Conduite de projet
Non
Expositions aux risques professionnels
Formations règlementaires (habilitations spécifiques)
Unité protégée / ZRR
Non
Critères candidat
Niveau d'études
Niveau 5 - Bac + 2
Niveau d'expérience min. requis
Débutant
Langues
Anglais (3 - Niveau avancé (B1))
Localisation du poste
Localisation du poste
Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)
Lieu d'affectation (sans géolocalisation)
Direction de la Formation Tout au Long de la Vie
Site
Campus Pierre et Marie Curie - 4 place Jussieu 75005 Paris
Demandeur
Date de vacance de l'emploi
01/10/2026
