Sie sind die Organisationsexpert:in, die für einen reibungslosen Ablauf der Projekte sorgt. Als zentrale Anlaufstelle bündeln Sie alle administrativen Aufgaben und entlasten die Projektleitung durch Ihre strukturierte Arbeitsweise.
- Sie unterstützen die Projektleitung und das Baustellenteam im Tagesgeschäft und halten Aufgaben, Zuarbeiten und Rückläufe konsequent nach.
- Sie übernehmen das Office Management: Termin- und Reiseorganisation, Telefon, Post, Ablage, Bestellungen sowie die gesamte Büroorganisation.
- Sie steuern die interne und externe Korrespondenz (E-Mail, Schriftverkehr, Protokolle) sicher und professionell mit Office 365.
- Sie führen, pflegen und aktualisieren die digitalen Projektakten strukturiert und revisionssicher – damit Informationen jederzeit auffindbar sind.
- Sie erstellen Präsentationen in PowerPoint und bereiten Excel-Dateien auswertbar auf (Listen, Übersichten, Reportings).
- Sie organisieren und koordinieren Besprechungen, Videokonferenzen und Veranstaltungen – inklusive Agenda, Einladungsmanagement, Unterlagen und Nachbereitung.
- Sie bearbeiten projekt- und sachbezogene Sonderaufgaben zuverlässig und behalten auch bei ad-hoc Themen den Überblick.
