Stellenbezeichnung
Technische Projektassistenz / PMO-Assistenz Dokumentenmanagement (m/w/d)Ziel der Position:
Für das Projekt Titan Cuxhaven suchen wir für die Dauer von zunächst einem Jahr eine strukturierte und zuverlässige Unterstützung im Bereich Projektassistenz, Informationskoordination und Dokumentenmanagement.
Die Position unterstützt die Projektleitung, das Owner-side PMO-Team und den Document Manager bei der strukturierten Erfassung, Ordnung und Nachverfolgung von Projektinformationen, E-Mails, Dokumenten und offenen Punkten.
Die Stelle eignet sich sowohl für Werkstudenten, Berufseinsteiger, Personen mit abgeschlossenem Studium im technischen Bereich als auch für Bewerber mit technischer Ausbildung und guter organisatorischer Arbeitsweise.
Diese Aufgaben erwarten Sie:
- Sammlung, Sichtung und strukturierte Aufbereitung von Informationen aus E-Mails, Protokollen, Planer-Rückmeldungen und Dokumentenlieferungen
- Zusammenführung von Informationen aus verschiedenen Quellen in übersichtliche Tabellen, Statusübersichten und Nachverfolgungslisten
- Unterstützung bei der Pflege von Dokumentenlisten, Revisionsständen, Freigabestatus, Verantwortlichkeiten und Fristen
- Unterstützung des Document Managers bei Ablage, Zuordnung, Prüfung und Nachverfolgung von Projektdokumenten
- Prüfung, ob eingereichte Unterlagen vollständig, korrekt benannt und der richtigen Halle, Fachdisziplin oder Dokumentenkategorie zugeordnet sind
- Erfassung und Nachverfolgung offener Punkte, Rückfragen, Entscheidungen und Fristen
- Vorbereitung einfacher Zusammenfassungen für die Projektleitung
- Unterstützung bei Besprechungsvorbereitung, Protokollen und Follow-up-Listen
- Kommunikation mit internen und externen Projektbeteiligten zur Klärung einfacher Rückfragen
- Sicherstellung, dass relevante Informationen aus E-Mails und Dokumenten nicht verlorengehen, sondern nachvollziehbar in Listen und Registern abgebildet werden
Wir suchen keine reine Schreibkraft, sondern eine Person, die Informationen aktiv ordnet, offene Punkte erkennt und konsequent nachhält.
Wichtig sind Genauigkeit, Ausdauer und die Fähigkeit, auch bei vielen parallelen E-Mails, Dokumenten und Rückfragen den Überblick zu behalten. Die Tätigkeit erfordert eine strukturierte Arbeitsweise, Verlässlichkeit und die Bereitschaft, sich in projektspezifische Ablage-, Dokumenten- und Kommunikationsstrukturen einzuarbeiten.
Ihr Profil:
- Laufendes oder abgeschlossenes Studium im Bereich Bauingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen, Architektur, Projektmanagement, technisches Management odervergleichbar
- Alternativ: abgeschlossene technische Ausbildung mit sehr guter organisatorischer Arbeitsweise
- Erste Erfahrung in Projektassistenz, Bauprojekten, Dokumentenmanagement, technischer Administration oder PMO von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word
- Gute Excel-Kenntnisse zur Pflege von Listen, Statusübersichten, Open-Point-Listen und Dokumentenregistern
- Fähigkeit, Informationen aus mehreren Quellen strukturiert zusammenzuführen
- Genauigkeit bei Dateinamen, Revisionsständen, Fristen, Verantwortlichkeiten und Statusangaben
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
- Interesse an Bau-, Industrie- oder Infrastrukturprojekten
- Zuverlässige, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
Wir bieten Ihnen:
- Einblick in einanspruchsvolles Industrie- und Bauprojekt
- Praktische Erfahrung in Owner-side PMO, Dokumentenmanagement und Schnittstellenkoordination
- Enge Zusammenarbeit mit Projektleitung, Document Manager, Fachplanern und weiteren Projektbeteiligten
- Klare Aufgabenstruktur mit direktem Bezug zum Projekterfolg
- Möglichkeit, praktische Erfahrung in der Koordination technischer Projektinformationen zu sammeln
