HireFT
Browse JobsHow it worksPricingAboutSuccess Stories
    Back to jobs
    TM

    TMF Group

    Financial Services

    Receptionist

    Lisbon, PortugalOn-SiteContractPosted 5d ago
    All TMF Group jobs

    Job description

    General Information

    Job ID
    37576
    Location
    Lisbon, Portugal
    Work Types
    Fixed Term
    Categories
    Administration

    We never ask for payment as part of our selection process, and we always contact candidates via our corporate accounts and platforms. If you are approached for payment, this is likely to be fraudulent. Please check to see whether the role you are interested in is posted here, on our website.

    Sobre a TMF Group

    A TMF Group é um dos principais prestadores de serviços administrativos essenciais a nível mundial! Atualmente, contamos com os melhores profissionais distribuídos por 125 escritórios em 87 países. Temos mais de 12.000 especialistas em contabilidade, fiscalidade, processamento salarial e gestão global de entidades, que são fundamentais para o sucesso de inúmeras empresas internacionais em todo o mundo.

    Estamos presentes em Portugal há mais de 8 anos. Atualmente, somos mais de 80 colaboradores e continuamos a crescer todos os dias!

    Sobre a vaga

    O Junior Office Manager é responsável por apoiar a gestão diária do escritório, garantindo o bom funcionamento das operações internas, a organização administrativa e o suporte às equipas. Esta função é essencial para assegurar um ambiente de trabalho eficiente, organizado e acolhedor, contribuindo para a produtividade e bem‑estar dos colaboradores.

    É uma posição de entrada, ideal para quem está a iniciar carreira em funções administrativas, de gestão de escritório ou suporte operacional.

    Principais Responsabilidades

    Gestão do Escritório

    • Garantir o bom funcionamento diário do escritório (abertura, organização, manutenção básica).
    • Gerir fornecedores e serviços externos (limpeza, manutenção, material de escritório, etc.).
    • Controlar inventário e realizar pedidos de material sempre que necessário.
    • Coordenar pequenas reparações e assegurar o contacto com prestadores de serviços.

    Suporte Administrativo

    • Receber, organizar e distribuir correio e encomendas ( entrada e saída de documentos);
    • Solicitar o serviço de estafetas ou courrier nacional e internacional;
    • Manter o registo de toda a documentação que é recebida e toda a documentação que é enviada;
    • Atender chamadas telefónicas e gerir o email geral do escritório;
    • Apoiar na preparação de documentos, apresentações e relatórios simples;
    • Organizar arquivos físicos e digitais, garantindo atualização e acessibilidade;
    • Manter uma lista de contactos dos seguintes serviços / fornecedores (lista não exaustiva):
      • Fornecedores do escrtório;
      • Fornecedores de catering
      • Fornecedor de cartões de acesso ao escritório / alarme;
      • Todo o equipamento do escritório incluindo mobília.
    • Receber clientes no escritório
    • Gerir contactos com o senhorio e empresa de gestão do imóvel;

    Apoio às Equipas Internas

    • Dar suporte administrativo às equipas de RH, Finance, IT ou outras, conforme solicitado.
    • Organizar viagens de funcionários da TMF, tais como agendar voos, comboios, aluguer de carros, hotéis, restaurantes ou outros que sejam necessários;
    • Ajudar na organização de reuniões internas, formações e eventos corporativos.
    • Apoiar no onboarding de novos colaboradores (kits de boas‑vindas, preparação de postos de trabalho, acessos básicos).

    Coordenação Operacional

    • Gerir reservas de salas de reunião e assegurar que estão preparadas.
    • Coordenar visitas externas, clientes e fornecedores.
    • Apoiar na implementação de políticas internas relacionadas com o escritório.
    • Dar apoio ao HR em geral incluindo formações, agendar consultas de medicina do trabalho, acompanhar as visitas da Higiene e Segurança no Trabalho
    • Preparar eventos da empresa, quer sejam de caracter local, de mercado ou de Grupo;
    • Arquivo de documentos do escritórios, tais como contratos de fornecedores, documentos ou insrtuções escritas;
    • Ajudar a implementar procedimentos administrativos no escritório e a garantir a sua execusão;
    • Organização do escritório;
    • Organização dos armários das salas de reuniões;
    • Suporte à LSO do escritório local;
    • Assegurar a implementação e manutenção da ISO 27001 ou qualquer outra certificação que venha a surgir.
    Principais Requisitos
    • 1 a 2 anos de experiência em funções administrativas, receção, office management ou suporte operacional (estágios profissionais incluídos).
    • Excelente capacidade de organização e gestão de prioridades, com atenção ao detalhe e acompanhamento de múltiplas tarefas em simultâneo.
    • Bons conhecimentos de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e PowerPoint) e facilidade na utilização de ferramentas digitais.
    • Boa capacidade de comunicação interpessoal e orientação para o serviço, assegurando uma experiência profissional e acolhedora para colaboradores, clientes e fornecedores.
    • Proatividade, sentido de responsabilidade e autonomia, com capacidade para identificar necessidades e resolver questões do dia a dia do escritório.
    • Fluência em português e bons conhecimentos de inglês, tanto escrito como falado.
    O que oferecemos

    Career Development

    • Opportunities for career progression within TMF
    • Exposure to international clients and complex global projects
    • Continuous development through TMF Business Academy learning programmes

    Impact

    • Contribute to simplifying global business operations for clients
    • Participate in corporate social responsibility initiatives supporting local communities

    Work Environment

    • Feedback-driven, collaborative workplace culture
    • Flexible working arrangements supporting balanced ways of working
    Estamos ansiosos pra conhecer você!

    Job details are sourced from the employer's original posting.

    Open job posting
    TM

    About the company

    TMF Group

    TMF Group is a global financial services company that helps businesses establish and manage their corporate structures, legal entities, and accounting operations.

    View all TMF Group jobs
    Industry
    Financial Services
    Open roles
    144

    Interested in this role?

    Apply with HireFT

    Free to start — no card required.

    Your fit

    How well do you match?

    Sign in to see how your résumé lines up with this role.