¿De qué te encargarás?
Tu misión será gestionar la secretaría técnica de nuestros congresos de principio a fin, para que cada inscrito, ponente e invitado tenga una experiencia fluida antes, durante y después del evento.
- Gestionar el proceso completo de inscripciones: registro de participantes, seguimiento y control de altas, cambios y cancelaciones.
- Atender y resolver las dudas e incidencias de las personas inscritas con rapidez y criterio de servicio.
- Controlar los ingresos por inscripciones y hacer seguimiento de pagos pendientes en coordinación con el departamento de Administración.
- Coordinar la participación de ponentes e invitados: organización de viajes, reservas hoteleras, tramitación de inscripciones gratuitas y atención personalizada.
- Gestionar las reservas hoteleras del congreso y controlar los cupos de servicios adicionales como talleres, actos sociales y otras actividades.
- Preparar, junto al project manager del congreso, listados, documentación operativa y materiales necesarios para el evento.
- Coordinar y dar soporte a la secretaría técnica in situ: acreditaciones, atención en mostrador y resolución de imprevistos en sede.
- Mantener actualizadas las bases de datos y la plataforma de gestión de inscripciones.
- Colaborar con la secretaría científica en las comunicaciones y en la gestión de trabajos y contenidos del programa, cuando el proyecto lo requiera.
- Elaborar informes de seguimiento y cierre (inscripciones, ingresos, ocupación hotelera) para el equipo de proyecto.
Tu impacto: serás el punto de contacto que da seguridad a asistentes, ponentes y comités organizadores, y una pieza clave para que cada congreso cumpla sus objetivos de participación, calidad y rentabilidad.
¿A Quién Buscamos?
En Alo Congress, la línea de VB Group especializada en la organización de congresos, buscamos un/a Técnico/a de Secretaría Técnica que disfrute poniendo orden en los detalles que hacen que un congreso funcione: inscripciones, ponentes, hoteles y coordinación en sede. Si ya sabes lo que es tener cientos de inscritos, un programa científico cerrándose y un evento a la vuelta de la esquina, y te gusta ese ritmo, queremos conocerte.
- Formación: Grado o Ciclo Formativo de Grado Superior en Turismo, Protocolo y Organización de Eventos, Administración y Dirección de Empresas o áreas afines.
- Experiencia: mínimo 2 años en secretarías técnicas de congresos, en una OPC (Organizador Profesional de Congresos), agencia de eventos o entorno MICE.
- Conocimientos técnicos: manejo avanzado de Microsoft Office (Excel, Word y PowerPoint) y facilidad para trabajar con software de gestión de congresos, inscripciones y acreditaciones.
- Idiomas: dominio de castellano, catalán e inglés, hablado y escrito.
- Competencias personales:
- Orientación al servicio y agilidad para resolver incidencias de inscritos, ponentes e invitados.
- Organización, método y rigor en el seguimiento de procesos.
- Planificación: sabes fijar prioridades, plazos y planes de seguimiento para cada tarea.
- Capacidad para mantener la calma y la actitud positiva en picos de trabajo y plazos ajustados.
- Trabajo en equipo y colaboración con otros departamentos.
- Proactividad para anticiparte a los problemas antes de que lleguen.
- Disponibilidad: para desplazarte y trabajar en sede durante la celebración de los congresos.
- Valoraremos especialmente:
- Experiencia en secretarías científicas: gestión de comunicaciones, coordinación del proceso de evaluación y aceptación de trabajos y elaboración de contenidos para el programa científico.
- Experiencia en la relación con empresas patrocinadoras y sponsors.
- Otros idiomas adicionales.
¿Qué Ofrecemos?
- Estabilidad: contrato indefinido y jornada completa en un grupo con crecimiento sostenido.
- Flexibilidad: modelo híbrido con teletrabajo parcial a partir del tercer mes.
- Proyectos con peso propio: participarás en congresos científicos, médicos y profesionales, trabajando tanto en oficina como en sede.
- Desarrollo profesional: posibilidad de crecer dentro de Alo Congress hacia posiciones de coordinación o project management, y de moverte entre las distintas líneas de negocio de VB Group.
- Formación: acompañamiento desde el primer día en nuestros procesos y herramientas de gestión de congresos, además de acceso al plan de formación del grupo.
- Cultura: un equipo cercano, donde se valora la colaboración y cada aportación cuenta en el resultado final.
✈️ Paquete retributivo competitivo, diseñado según tu responsabilidad y experiencia.
? Retribución flexible (Cobee) para gastos de manutención, transporte, guardería o formación — tú decides cómo usarla.
? Seguro médico subvencionado para ti y tu familia (aquí cuidamos a los tuyos).
? Programa de maternidad con 100% teletrabajo durante el primer año — porque la conciliación es un derecho, no una concesión.
? Modelo de trabajo híbrido que te permite flexibilidad real: oficina céntricas y home office.
? Cultura de bienestar: café ilimitado, Pizza Friday una vez al mes, team building y eventos internos que construyen comunidad.
? Formación continua — catálogo de cursos online, idiomas, y programas de especialización. Tu crecimiento es el nuestro.
